Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội 2022 doanh nghiệp cần lưu ý

Ngày nay có nhiều vấn đề liên quan đến thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội mà doanh nghiệp gặp nhiều vướng mắc. Nhiều công ty dịch vụ bảo hiểm hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc chốt sổ nhằm giúp doanh nghiệp giải quyết nhanh chóng, đúng hạn với người lao động, bên cạnh đó cũng tối ưu được các tiêu chí phù hợp xu hướng hiện đại trong thị trường bảo hiểm ngày nay.

1. Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Chốt sổ được hiểu là quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp trên sổ bảo hiểm xã hội của người tham gia dừng đóng bảo hiểm xã hội tại một đơn vị. Việc này được thực hiện khi người lao động không làm việc ở công ty nữa, lao động nghỉ việc hoặc công ty ngừng hoạt động. Điều này đã quy định rõ tại khoản 1 Điều 96 Luật bảo hiểm xã hội. 

2. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội 2022

Mỗi hình thức liên quan đến bảo hiểm thì người lao động phải thực hiện đúng trình tự và có thủ tục rõ ràng. Ở chốt sổ thì người sử dụng lao động phải thực hiện 2 bước:

Bước thứ nhất: Người sử dụng lao động cần phải làm thủ tục báo giảm lao động với một số giấy tờ cần chuẩn bị là tờ khai điều chỉnh thông tin của bảo hiểm, tờ khai đơn vị điều chỉnh thông tin bảo hiểm, danh sách lao động tham gia bảo hiểm, bảng kê khai thông tin, thẻ bảo hiểm y tế còn hạn sử dụng. Doanh nghiệp hoàn thành các giấy tờ trên gửi tới cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp tham gia.

Bước thứ hai: Chốt sổ bảo hiểm thì hồ sơ gồm có tờ khai đơn vị tham gia điều chỉnh thông tin bảo hiểm, danh sách lao động tham gia bảo hiểm, bảng kê thông tin, sổ bảo hiểm xã hội và công văn chốt sổ của đơn vị. Khi doanh nghiệp hoàn thành hồ so có thể gửi đến cơ quan bảo hiểm xã hội qua phần mềm hay đường bưu điện để được giải quyết.

3. Như vậy ai sẽ là người có trách nhiệm chốt và trả sổ bảo hiểm?

Vì chốt sổ là quá trình ghi nhận tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp,…trên sổ bảo hiểm xã hội của người lao động khi họ dừng đóng bảo hiểm tại một đơn vị họ đang làm.

Các doanh nghiệp phải đảm bảo hoàn thành thủ tục, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và phải trả lại bản chính các giấy tờ khác nếu doanh nghiệp họ đã giữ của người lao động, được quy định rõ tại khoản 3 điều 48 Luật lao động năm 2019.

Bên cạnh đó thì người sử dụng lao động phải phối hợp với các cơ quan bảo hiểm xã hội để trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận rõ thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng hoặc phải thôi việc theo quy định của pháp luật, những điều này được quy định tại khoản 5 điều 21 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014. 

Nếu như doanh nghiệp không chốt sổ bảo hiểm cho người lao động thì sẽ bị xử phạt nghiêm trọng theo quy định cụ thể.

4. Khi công ty nợ tiền bảo hiểm xã hội thì có được chốt sổ không?

Đây là một trong những câu hỏi được rất nhiều người quan tâm và cần được giải đáp. Khi bản thân doanh nghiệp nợ tiền bảo hiểm mà người lao động đủ điều kiện hưởng bảo hiểm xã hội hoặc chấm dứt hợp đồng lao động thì doanh nghiệp có trách nhiệm phải đóng đủ bảo hiểm cho người lao động kể cả tiền lãi chậm. Điều này giúp cho doanh nghiệp giải quyết được kịp thời cho người lao động. 

Trường hợp doanh nghiệp chưa đóng đủ thì xác nhận đến thời điểm đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn. Sau khi thu hồi số tiền đơn vị còn nợ thì phải xác nhận bổ sung trên sổ bảo hiểm 

Như vậy với trường hợp doanh nghiệp nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội thì người lao động vẫn có thể chốt sổ bảo hiểm. Doanh nghiệp có thể liên hệ các nơi hỗ trợ dịch vụ bảo hiểm để được tư vấn rõ nhất ở một số địa điểm như sau:

• Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội TP HCM 
• Bảo hiểm xã hội huyện Nhà Bè 
• Bảo hiểm xã hội huyện Cần Giờ 
• Dịch vụ làm chốt sổ bảo hiểm xã hội 

5. Những vấn đề cần lưu ý khi làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Trước khi chốt sổ bảo hiểm doanh nghiệp phải tiến hành báo giảm lao động và khi hoàn thành hồ sơ thì phải nộp về địa cơ quan bảo hiểm có chức năng thông qua đường bưu điện, thời gian tối đa là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Khi người lao động nghỉ việc, thì trong vòng 7 ngày thì doanh nghiệp phải nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội chậm nhất là 30 ngày. Với trường hợp doanh nghiệp chốt sổ trễ hơn so với thực tế, thì doanh nghiệp sẽ phải bị truy lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của bảo hiểm xã hội.

Nếu doanh nghiệp thực hiện báo giảm và báo chốt thì chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần.

Trong quá trình giải quyết hồ sơ doanh nghiệp phải thanh toán hết số tiền đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động, nếu không quy trình sẽ dừng lại. BHXH sẽ mặc định rằng người lao động còn tham gia và quá trình đóng vẫn diễn ra tiếp tục và khi có hồ sơ BHXH sẽ tự trừ lại phần tiền đã đóng. 

Dịch vụ bảo hiểm xã hội cá nhân sẽ luôn hỗ trợ cho doanh nghiệp về các vấn đề chốt sổ bảo hiểm xã hội, nhằm giảm bớt những khó khăn và gia tăng tính nhanh chóng cho doanh nghiệp, đáp ứng kịp thời yêu cầu của cơ quan hay người lao động. Với nhiều năm kinh nghiệm công ty tin rằng sẽ hỗ trợ tối ưu nhất. Doanh nghiệp có thể liên lạc với địa chỉ bên dưới để được hỗ trợ.