Hướng dẫn thủ tục báo giảm và chốt sổ BHXH khi nghỉ việc

Báo giảm và chốt sổ BHXH là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp và người lao động tham gia. Có thể nói, việc chốt sổ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc hưởng quyền lợi của người lao động. Vậy, người lao động có tự chốt sổ được không? Thủ tục chốt sổ như thế nào? Mời quý bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm thông tin cụ thể!

1. Khi nào cần báo giảm và chốt sổ BHXH?

Báo giảm và chốt sổ BHXH được quy định là việc kết thúc và chấm dứt quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Việc báo giảm và chốt sổ BHXH sẽ được thực hiện tại Cơ quan Bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp thực hiện đóng. Thủ tục này sẽ được thực hiện khi có các trường hợp sau đây:

– Người lao động quyết định nghỉ việc tại doanh nghiệp hoặc nghỉ hưu lúc đủ điều kiện.

– Doanh nghiệp di dời trụ sở, chuyển cơ quan quản lý nên phải thực hiện chốt đóng với cơ quan hiện tại.

2. Điều kiện để báo giảm và chốt sổ BHXH?

Căn cứ vào khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 số 58/2014/QH13 quy định:

5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Theo đó, trong quá trình làm việc tại đơn vị, chủ doanh nghiệp có nghĩa vụ đóng BHXH đầy đủ cho tập thể nhân viên. Đồng thời, khi kết thúc hợp đồng, đơn vị sở hữu lao động cần thực hiện báo giảm và chốt sổ BHXH.

Như vậy, doanh nghiệp chỉ có thể chốt được sổ bảo hiểm xã hội khi đã đóng đầy đủ các khoản tiền cho cơ quan có ủy quyền, không bị nợ tính đến tháng cuối cùng người lao động làm việc.

3. Người lao động có tự báo giảm và tự chốt sổ BHXH được không?

Căn cứ theo điểm a khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 số 45/2019/QH14:

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

Đồng thời, căn cứ theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 số 58/2014/QH13:

5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Theo đó, khi chấm dứt hợp đồng lao động, phía doanh nghiệp cần phối hợp với các cơ quan bảo hiểm có ủy quyền để thực hiện báo giảm và chốt sổ BHXH. Đồng thời, đơn vị còn phải trả lại các bản chính giấy tờ về bảo hiểm cho người lao động.

Nói một cách dễ hiểu hơn, người lao động sẽ không thể tự thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động (ngoại trừ các trường hợp doanh nghiệp bị phá sản hoặc nợ bảo hiểm nên không thể chốt sổ).

Trong trường hợp công ty không thực hiện báo giảm và chốt sổ, người lao động cần liên hệ ngay cho Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội tại khu vực đặt trụ sở chính hoặc Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội để được hỗ trợ. Bên cạnh đó, người lao động có thể sử dụng các dịch vụ chốt sổ BHXH của chúng tôi để được tư vấn và hưởng quyền lợi nhanh chóng.

4. Thủ tục doanh nghiệp báo giảm và chốt sổ BHXH cho người lao động

Doanh nghiệp chỉ có thể hoàn thiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội sau khi báo giảm thành công. Theo quy định hiện hành, quy trình thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội sẽ được quy định như sau:

4.1. Thực hiện báo giảm

Căn cứ theo quy định, trước khi thực hiện chốt sổ, doanh nghiệp cần báo giảm bảo hiểm xã hội thành công. Để tiến hành báo giảm cho nhân viên, doanh nghiệp cần soạn thảo và chuẩn bị các giấy tờ pháp lý như sau:

– Phiếu giao nhận hồ sơ kê khai các giấy tờ đi kèm theo mẫu 103.

– Mẫu D02-TS để thống kê danh sách các lao động cần thực hiện chốt sổ.

– Các sổ bảo hiểm xã hội của người lao động cần báo giảm.

– Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động giữa các bên, quyết định nghỉ việc hoặc các minh chứng đơn vị di dời địa chỉ trụ sở chính.

– Mẫu TK01-TS khai các thông tin thay đổi nếu doanh nghiệp cần điều chỉnh.

– Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng của các người lao động cần báo giảm.

4.2. Doanh nghiệp soạn thảo hồ sơ chốt sổ BHXH cho người lao động

Sau khi hoàn thành báo giảm, doanh nghiệp tiến hành phối hợp với cơ quan bảo hiểm thực hiện chốt sổ cho người lao động. Theo đó, hồ sơ chốt sổ BHXH cho người lao động bao gồm:

– Phiếu giao nhận hồ sơ, soạn thảo theo mẫu 301.

– Tờ bìa sổ BHXH của các người lao động cần chốt sổ.

– Các tờ rời sổ BHXH nếu người lao động đã tham gia bảo hiểm xã hội nhiều lần.

– Đơn đề nghị theo mẫu D01-TS.

Trong quá trình doanh nghiệp chốt sổ, đơn vị cần thanh toán hết tổng số tiền BHXH cho người lao động. Nếu không, quy trình thủ tục chốt sổ sẽ bị dừng lại. Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ mặc định người lao động vẫn còn tham gia đóng. Đồng thời, số tiền đóng BHXH vẫn được cập nhật như thông thường. Chỉ khi doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tự trừ vào chi phí thực cần đóng.

4.3. Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan bảo hiểm

Theo đó, doanh nghiệp có thể tiến hành nộp hồ sơ thông qua hình thức trực tuyến, bưu chính hoặc nộp trực tiếp tại địa bàn khu vực đặt trụ sở chính của doanh nghiệp. Thời gian để bộ phận cơ quan bảo hiểm tiếp nhận và giải quyết hồ sơ là 10 ngày, tính từ lúc tiếp nhận. Trong trường hợp cần bổ sung hồ sơ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có vấn đề phát sinh, cơ quan BHXH sẽ có công văn gửi về cho doanh nghiệp.

Sau khi doanh nghiệp hoàn thiện bộ hồ sơ báo giảm, người sử dụng lao động cần lập tức gửi đến cơ quan có thẩm quyền. Theo quy định, từ khi chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp cần nhanh chóng chi trả các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của người lao động trong vòng 07 ngày làm việc. Trong một số trường hợp đặc biệt, thời gian thanh toán có thể linh động kéo dài nhưng không quá 30 ngày làm việc.

Vừa rồi, công ty dịch vụ Bảo hiểm xã hội đã chia sẻ về “báo giảm và chốt sổ BHXH”. Hy vọng rằng, quý bạn đọc có thể biết thêm thông tin chi tiết về các quyền lợi bảo hiểm xã hội. Nếu quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ báo giảm – chốt sổ BHXH, đừng ngần ngại liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất!

DỊCH VỤ BẢO HIỂM XÃ HỘI TP.HCM

Hotline: 0932.383.089

Email: cs@aztax.com.vn

Website: https://bhxhtphcm.com

Fanpage: Dịch Vụ Bảo Hiểm Xã Hội TP.HCM