Các bước thực hiện thủ tục báo tăng bảo hiểm xã hội cho người đã có sổ

Thủ tục thủ tục báo tăng BHXH cho người đã có sổ như thế nào? Báo tăng bảo hiểm xã hội được thực hiện khi doanh nghiệp có sự thay đổi về nhân sự hoặc thay đổi các thông tin của bảo hiểm xã hội bắt buộc. Vậy thời hạn giải quyết thủ tục báo tăng là bao lâu? Bảo hiểm xã hội TP.HCM sẽ hướng dẫn Qúy doanh nghiệp trong bài viết dưới đây. 

1. Các quy định về sổ BHXH của người lao động

1.1 Mỗi người được làm bao nhiêu sổ BHXH?

Tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) là quyền và nghĩa vụ của mỗi người lao động. Người sử dụng lao động sẽ liên tục cập nhật liên tục các vấn đề liên quan đến quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động. Vì thế, sổ BHXH là căn cứ để cơ quan Bảo hiểm xã hội theo dõi quá trình đóng và hưởng các chế độ bảo hiểm của người lao động. 

02 trường hợp về sổ bảo hiểm xã hội phổ biến hiện nay mà người lao động hay gặp phải: 

• Trường hợp 1: Người lao động có từ 02 sổ bảo hiểm xã hội trở lên do làm việc ở nhiều đơn vị khác nhau. Lúc này, người lao động phải thực hiện thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội theo quy định (khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ- BHXH). 
• Trường hợp 2: Do chuyển công tác nên người lao động chưa nhận được sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ. Khi này, người lao động chỉ cần cung cấp mã số sổ bảo hiểm xã hội cho công ty mới để có thể tiếp tục tham gia đóng đóng hiểm xã hội. 

Như vậy, theo quy định mỗi người lao động chỉ được duy nhất 01 sổ bảo hiểm xã hội và được dùng xuyên suốt trong quá trình tham gia lao động.

1.2 Vì sao phải làm thủ tục báo tăng BHXH cho người đã có sổ?

Báo tăng bảo hiểm xã hội là việc doanh nghiệp có sự thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Cụ thể là tăng số lượng lao động mới tham gia vào đơn vị. Điều này giúp cơ quan Bảo hiểm xã hội dễ dàng xác định được số lượng lao động tham gia bảo hiểm tại doanh nghiệp và là căn cứ đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động. 

Tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm chốt sổ và hoàn thành thủ tục báo tăng giảm bảo hiểm xã hội cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động. Người lao động nên thông báo nghỉ việc trước 30 ngày để doanh nghiệp kịp hoàn tất các thủ tục về sổ bảo hiểm xã hội, tránh bị thất lạc trong quá trình đổi sổ BHXH từ công ty này sang công ty khác.  

2. Thủ tục báo tăng BHXH cho người đã có sổ

2.1 Hồ sơ – Thủ tục báo tăng lao động 

Trên thực tế, có 02 cách thực hiện báo tăng lao động là thực hiện hồ sơ giấy hoặc thực hiện trực tuyến. Cụ thể như sau:

2.1.1 Thực hiện báo tăng BHXH bằng hồ sơ giấy

a. Đối với doanh nghiệp, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm: 

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (theo mẫu D02 – TS)
• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (theo mẫu TK3 – TS)
• Bảng kê thông tin (theo mẫu D01 – TS) 

b. Đối với cá nhân người lao động đã có sổ BHXH, thủ tục thực hiện báo tăng vô cùng đơn giản. Người lao động chỉ cần điền đầy đủ thông tin vào tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (theo mẫu TK1 – TS). 

Lưu ý: Các đối tượng được hưởng quyền lợi bảo hiểm cao hơn như cựu chiến binh, người có công cách mạng,… cần chuẩn bị thêm các giấy tờ chứng minh được quy định tại Phụ lục 3 Quyết định 959/QĐ-BHXH.

Sau khi có đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội. Hoặc gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính đến cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đăng ký tham gia. 

2.1.2 Thực hiện báo tăng BHXH trực tuyến 

Hiện nay, để giảm thiểu tình trạng bị quá tải hồ sơ dẫn đến trì trệ. Doanh nghiệp có thể thực hiện báo tăng bảo hiểm xã hội trực tuyến trên trang Cổng thông tin điện tử – Bảo hiểm Xã hội Việt Nam. Thực hiện báo tăng qua các bước như sau:

• Bước 1: Truy cập vào trang web Cổng thông tin điện tử – Bảo hiểm Xã hội Việt Nam
• Bước 2: Đăng nhập
• Bước 3: Chọn kê khai lao động
• Bước 4: Điền đầy đủ các thông tin cá nhân, chức vụ, mức lương,… của người lao động 
• Bước 5: Chọn báo tăng lao động và nộp hồ sơ. 

2.2 Thủ tục đóng BHXH cho người đã có sổ

Hiện nay, đa số mọi người đều lựa chọn hình thức nộp tiền bảo hiểm xã hội qua mạng thay vì nộp tiền trực tiếp. Hàng tháng, bảo hiểm xã hội địa phương sẽ chuyển mẫu C12 – TS chi tiết kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN cho doanh nghiệp theo địa chỉ đã đăng ký qua dịch vụ bưu chính. Doanh nghiệp nộp tiền bảo hiểm xã hội qua mạng bằng cách chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của Cơ quan Bảo hiểm xã hội hoặc vào Kho bạc Nhà nước.  

2.3 Thời hạn giải quyết các thủ tục báo tăng bảo hiểm

Mỗi tháng, doanh nghiệp sẽ trích một phần tiền để đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động. Thời hạn đóng bảo hiểm xã hội trễ nhất vào ngày cuối cùng trong tháng. 

Tuy nhiên, cũng có một số ít doanh nghiệp lựa chọn đóng theo quý 03 tháng/lần hoặc 06 tháng/lần. Thời hạn đóng bảo hiểm xã hội trễ nhất vào ngày cuối của kỳ. 

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được bộ hồ sơ hợp lệ, cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ giải quyết và trả kết quả về email đã thực hiện đăng ký. Sau khi nhận được kết quả, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục báo tăng BHXH cho người đã có sổ. 

3. Phạt do chậm đóng bảo hiểm

Bất kỳ doanh nghiệp nào dù vô tình hay cố ý chậm thực hiện báo tăng BHXH cho lao động mới đã có sổ dẫn đến chậm đóng hoặc đóng thiếu thì đều sẽ bị truy thu. Doanh nghiệp chậm đóng hoặc đóng thiếu thì phải đóng đủ tiền bảo hiểm. Ngoài ra, còn phải nộp lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ bảo hiểm xã hội bình quân của năm trước liền kề trước đó (theo khoản 3 Điều 122 Luật Bảo hiểm xã hội 58/2014/QH13). 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp chậm đóng đóng hoặc đóng thiếu bảo hiểm thì còn bị phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Mức phạt trong trường hợp vi phạm này có thể lên đến 75.000.000 triệu đồng (theo điểm a khoản 4 Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP). 

4. Dịch vụ Bảo hiểm xã hội uy tín tại TP.HCM

Giải pháp tối ưu để doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện báo tăng bảo hiểm xã hội cho người lao động chính là lựa chọn sử dụng dịch vụ BHXH. Với hơn nửa thập hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ bảo hiểm xã hội, chúng tôi tự tin hỗ trợ doanh nghiệp xử lý những hồ sơ theo đúng quy định hiện hành với mức phí cực kỳ ưu đãi. Dịch vụ trọn gói bao gồm:

• Đăng ký bảo hiểm xã hội ban đầu
• Báo tăng báo giảm lao động tại đơn vị
• Hồ sơ chế độ cho nhân viên
• Hồ sơ sổ bảo hiểm xã 
• Là hồ sơ thẻ BHYT 
• Giải trình thanh tra 

Dịch vụ bảo hiểm xã hội TP.HCM đã hướng dẫn thủ tục báo tăng BHXH cho người đã có sổ. Hy vọng bài viết trên mang đến cho Quý doanh nghiệp những thông tin hữu ích. Liên hệ ngay chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn khi gặp khó khăn thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội.

DỊCH VỤ BẢO HIỂM XÃ HỘI TP.HCM

Hotline: 0932.383.089

Email: cs@aztax.com.vn

Website: https://bhxhtphcm.com

Fanpage: Dịch Vụ Bảo Hiểm Xã Hội TP.HCM