Mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội cập nhật mới nhất [2023]
Mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội luôn là một vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Vậy, khi nào cần giải trình? Kinh nghiệm viết giải trình bảo hiểm xã hội ra sao? Mời quý bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây để có thêm nhiều thông tin mới nhất!
Nội Dung
1. Công văn giải trình bảo hiểm xã hội được quy định ra sao?
Công văn giải trình bảo hiểm xã hội là văn bản do doanh nghiệp thực hiện khi các cơ quan bảo hiểm xã hội tiến hành thanh tra, kiểm tra phát hiện những vấn đề bất thường tại doanh nghiệp và yêu cầu doanh nghiệp phải giải thích.
Theo quy định hiện hành, Nhà nước chỉ cung cấp các nội dung về giải trình nhưng chưa cung cấp mẫu chính thức. Do đó, khi có yêu cầu từ phía các cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp, các tổ chức phải tự thiết kế, soạn thảo công văn đảm bảo được tính chất của một văn bản hành chính.
Hiện nay, một công văn giải trình bảo hiểm xã hội sẽ bắt buộc bao gồm các yếu tố như sau:
– Quốc hiệu – Tiêu ngữ của nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, kèm theo ngày tháng năm soạn thảo công văn.
– Tên văn bản, trình bày sơ lược sự việc hoặc nội dung giải trình.
– Các thông tin cơ bản của doanh nghiệp soạn thảo công văn, bao gồm: tên doanh nghiệp; mã số; người đại diện theo pháp luật, số điện thoại liên hệ và người người đại diện pháp lý.
– Lý do viết công văn giải trình bảo hiểm xã hội: Doanh nghiệp phải trình bày chi tiết sự việc, giải thích cụ thể về các nguyên nhân dẫn đến.
– Doanh nghiệp đưa ra yêu cầu rõ ràng cho phía cơ quan Bảo hiểm xã hội.
– Người đại diện pháp lý của doanh nghiệp đóng dấu và ký tên xác nhận trên công văn giải trình.
2. Khi nào cần giải trình BHXH?
Khi có yêu cầu của cơ quan bảo hiểm về giải trình chênh lệch, doanh nghiệp buộc phải giải trình. Tùy thuộc vào mục đích, doanh nghiệp sẽ soạn thảo các mẫu công văn giải trình khác nhau. Vậy, đối với từng loại mẫu giải trình, doanh nghiệp sẽ sử dụng khi nào?
2.1. Công văn giải trình khoảng chênh lệch bảo hiểm xã hội
Theo đó, doanh nghiệp sử dụng công văn giải trình chênh lệch bảo hiểm xã hội khi có yêu cầu của cơ quan BHXH. Mẫu công văn này hướng đến sự giải thích về chênh lệch giữa số người lao động đóng bảo hiểm và trên thực tế. Mức chênh lệch sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình quyết toán thuế TNCN hàng năm tại doanh nghiệp.
Giải thích cho vấn đề này, nguyên nhân chủ yếu có thể xuất phát từ lực lượng lao động chưa đủ điều kiện đóng bảo hiểm. Họ có thể là các người lao động thử việc, bán thời gian,…
Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế
2.2. Công văn giải trình truy thu bảo hiểm xã hội
Mẫu công văn này chủ yếu được sử dụng khi doanh nghiệp bị yêu cầu truy thu số tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp cho nhân viên. Văn bản thường được dùng đối với các trường hợp trốn đóng; đóng không đủ số lượng nhân viên buộc đóng; đóng không đủ số tiền quy định; chiếm đoạt tiền đóng BHXH, tiền hưởng BHXH. Bên cạnh đó, mẫu còn được tiến hành với các doanh nghiệp có thêm lao động mới nhưng chưa báo tăng.
2.3. Công văn giải trình nộp trễ bảo hiểm xã hội
Mẫu công văn này được sử dụng khi doanh nghiệp chưa thực hiện nghĩa vụ nộp bảo hiểm. Trong quá trình thanh tra, cơ quan Bảo hiểm xã hội có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp giải trình. Mẫu công văn giải trình sẽ cung cấp tất cả các thông tin về lý do, nguyên nhân chậm đóng và các thông tin kèm theo về trường hợp chậm đóng.
2.4. Công văn giải trình tham gia BHXH trễ
Công việc của doanh nghiệp phải giải trình lý do vì sao chậm việc đăng kí tham gia bảo hiểm xã hội. Xảy ra với hoạt động của doanh nghiệp nhưng không tham gia BHXH cho nhân viên theo luật định. Thông thường sẽ gặp khó khăn ở những doanh nghiệp mới bước vào hoạt động nên còn khá non trẻ và không có nhiều kinh nghiệm thực hiện những thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội. Hoặc trường hợp của người lao động mới đã chấm dứt hợp đồng lao động nhưng chưa đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội đối với người lao động nghỉ việc tại đơn vị cũ.
Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty
3. Mẫu công văn giải trình chênh lệch bảo hiểm xã hội mới nhất
4. Mẫu công văn giải trình truy thu bảo hiểm xã hội mới nhất
5. Mẫu công văn giải trình nộp trễ bảo hiểm xã hội mới nhất
6. Mẫu công văn giải trình tham gia BHXH trễ
7. Mẫu công văn giải trình trốn đóng BHXH
8. Kinh nghiệm viết mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội
Theo quy định, các doanh nghiệp phải sử dụng các mẫu giải trình tương ứng với các trường hợp đang gặp phải. Từ đó, đơn vị có thể chỉ rõ các nguyên nhân, cách khắc phục và cam kết theo đúng quy định hiện hành. Bên cạnh đó, sử dụng đúng mẫu giúp các thông tin được cung cấp kịp thời, đủ để đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ sắp tới.
Ngoài ra, công việc giải trình phải được thực hiện theo thời gian quy định. Doanh nghiệp có nghĩa vụ xuất trình giấy giải trình kèm các giấy tờ pháp lý kèm theo. Việc cung cấp này sẽ giúp cho phía cơ quan xem xét, đánh giá. Nếu thực hiện đúng, các vấn đề của doanh nghiệp sẽ nhanh chóng được giải quyết.
Khi tiến hành giải trình, doanh nghiệp cần thực hiện và chuẩn bị các loại giấy tờ như sau:
– Hợp đồng lao động kèm sơ yếu lý lịch của người lao động đang làm việc tại đơn vị. Doanh nghiệp cung cấp thông tin về người lao động đảm bảo đủ điều kiện tham gia bảo hiểm xã hội.
– Đơn đăng ký thang bảng lương, sử dụng lao động với phòng Lao động – Thương binh xà Xã hội.
– Các báo cáo chi tiết về tình hình sử dụng lao động tại đơn vị;
– Hệ thống thang bảng lương tại doanh nghiệp;
– Bảng chấm công, thanh toán lương của nhân viên;
– Bảng quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp;
– Bản photo có công chứng sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động tại đơn vị;
– Khai trình sử dụng lao động;
– Danh sách chi trả lương cho nhân viên;
– Hồ sơ tham gia đăng ký đóng và đã đóng Bảo hiểm xã hội.
– Quyết định của doanh nghiệp đối với nhân viên.
Các giấy tờ sẽ cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất. Bên cạnh đó, hồ sơ sẽ thể hiện đúng ý nghĩa của công tác giải trình. Từ đó, đảm bảo cho mọi hoạt động kiểm tra, đánh giá. Đồng thời, hạn chế các tác động tiêu cực nếu quá trình thanh tra diễn ra dài hơn dự kiến.
Vừa rồi, công ty dịch vụ Bảo hiểm xã hội đã cung cấp về “mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội”. Hy vọng rằng, quý bạn đọc đã có thêm nhiều thông tin bổ ích. Từ đó, vận dụng vào công việc thực tế để đảm bảo quyền lợi của mình. Nếu quý bạn đọc có nhu cầu sử dụng dịch vụ làm Bảo hiểm xã hội, liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ trọn gói!
DỊCH VỤ BẢO HIỂM XÃ HỘI TP.HCM Hotline: 0932.383.089 Email: cs@aztax.com.vn Website: https://bhxhtphcm.com Fanpage: Dịch Vụ Bảo Hiểm Xã Hội TP.HCM