Hạch toán chi phí thuê văn phòng mới nhất

Làm sao để hạch toán chi phí thuê văn phòng một cách chính xác và hiệu quả? Trong khi phí thuê văn phòng luôn chiếm một phần lớn trong ngân sách của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cùng bạn khám phá quy trình hạch toán chi phí thuê văn phòng với từng trường hợp cụ thể cũng như các thủ tục và chứng từ phù hợp, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính tốt hơn và đạt được sự minh bạch trong hoạt động kế toán.

Nội Dung

1. Điều kiện để chi phí thuê nhà là chi phí hợp lệ là gì?

Để khoản chi phí thuê văn phòng được công nhận là hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:

Nếu thuê từ Công ty: Cần có các chứng từ như hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, và phụ lục hợp đồng.
Nếu thuê từ cá nhân:
- Khi hợp đồng ghi rõ cá nhân tự nộp thuế: Cần chuẩn bị hợp đồng thuê nhà và chứng từ thanh toán.
- Khi hợp đồng ghi rõ bên thuê nộp thuế thay chủ nhà: Cần có hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán, và chứng từ nộp tiền thuế thay cho chủ nhà.

Lưu ý quan trọng: Khi giá trị thuê > 20.000.000 VND

Thuê từ Công ty (có hóa đơn): Phải thanh toán qua chuyển khoản.
Thuê từ Cá nhân (không có hóa đơn): Không bắt buộc phải thanh toán qua chuyển khoản.

2. Các trường hợp hạch toán chi phí thuê nhà, văn phòng

Một yếu tố quan trọng trong việc xác định chính xác số tài khoản khi hạch toán chi phí thuê nhà là mục đích sử dụng và hình thức thanh toán.. Tùy theo mục đích thuê nhà phục vụ cho hoạt động của bộ phận nào, kế toán sẽ phân bổ chi phí thuê vào các tài khoản phù hợp sau đây:

Nếu thuê nhà làm xưởng sản xuất, chi phí thuê sẽ được ghi vào TK 627 (chi phí sản xuất chung).
Nếu thuê nhà làm cơ sở bán hàng hoặc kho chứa hàng, chi phí thuê sẽ được ghi vào TK 641 (chi phí bán hàng).
Nếu thuê nhà làm văn phòng cho các bộ phận quản lý, chi phí thuê sẽ được ghi vào TK 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp).

Đây là cách giúp đảm bảo việc kế toán được chính xác và phù hợp với mục đích sử dụng của từng không gian thuê.

3. Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng theo từng trường hợp

3.1 Hạch toán chi phí thuê văn phòng khi thanh toán trước

Dựa vào các chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê nhà, việc hạch toán như sau:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112, …

Lưu ý:

Nếu là khoản trả trước thì hạch toán như trên
Nếu là khoản đặt cọc, chủ nhà sẽ chỉ hoàn trả lại khi kết thúc hợp đồng hoặc theo thỏa thuận giữa hai bên. Hướng dẫn chi tiết về hạch toán tiền đặt cọc sẽ được trình bày ở phần dưới.

3.2 Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng

a) Cách hạch toán tiền đặt cọc (Bên đặt)

Khi đặt cọc:

Nợ TK 244 (Nếu áp dụng theo Thông tư 200)
Nợ TK 1386 (Nếu áp dụng theo Thông tư 133)
Có các TK 111, 112

Khi nhận lại tiền cọc:

Nợ các TK 111, 112
Có TK 244 (nếu áp dụng theo Thông tư 200)
Có TK 1386 (nếu áp dụng theo Thông tư 133)

Trường hợp doanh nghiệp phải đặt cọc và bị phạt do vi phạm hợp đồng:

Nợ TK 811 – Chi phí khác (số tiền bị trừ)
Có TK 244 (nếu áp dụng theo Thông tư 200)
Có 1386 (nếu áp dụng theo Thông tư 133)

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tiền cọc để thanh toán:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có vào TK 244 (nếu áp dụng theo Thông tư 200)
Có TK 1386 (nếu áp dụng theo Thông tư 133)

Lưu ý: Các khoản tạm ứng tiền thuê nhà hoặc đặt cọc tiền nhà đều không yêu cầu hóa đơn GTGT theo Công văn số 13675 năm 2013 của Bộ Tài Chính gửi Hiệp hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam.

b) Cách hạch toán nhận tiền đặt cọc (Bên nhận)

Khi nhận tiền đặt cọc:

Nợ TK 111, 112
Có TK 334 (nếu áp dụng theo Thông tư 200)
Có TK 3386 (nếu áp dụng theo Thông tư 133)

Khi trả lại tiền đặt cọc

Nợ TK 344 (nếu áp dụng theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (nếu áp dụng theo Thông tư 133)
Có TK 111, 112

Trường hợp DN đặt tiền đặt cọc vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết. Nếu khấu trừ vào tiền nhận đặt cọc:

Nợ TK 344 (nếu áp dụng theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (nếu áp dụng theo Thông tư 133)
Có TK 711 – Thu nhập khác

3.3 Nếu trả tiền thuê hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn)

Khi doanh nghiệp thanh toán tiền thuê văn phòng hoặc nhận hóa đơn hàng tháng, các bước hạch toán sẽ được thực hiện như sau:

Nợ vào các TK 154, 627, 641, 642 (tùy theo mục đích thuê, sẽ hạch toán vào tài khoản chi phí tương ứng).
Nợ tài khoản 133 (nếu có).
Có vào các TK 331, 111, 112,..

3.4 Nếu trả tiền sau (hoặc nhận được hóa đơn sau)

Trong trường hợp này, mỗi tháng, chi phí thuê nhà cần được ghi nhận vào TK 335 – Chi phí phải trả, nhằm đảm bảo các chi phí được hạch toán đúng kỳ.

Khi hạch toán chi phí thuê nhà và chưa thanh toán tiền sau:

Nợ vào các TK 154, 627, 641, 642 (tuỳ vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào).
Có vào TK 335 – Chi phí phải trả (chi phí đã phát sinh nhưng chưa thanh toán).

Ví dụ: Công ty Dislen thuê văn phòng từ công ty Radio từ tháng 1 đến tháng 6 nhưng chưa thanh toán. Đến tháng 6, Công ty Dislen mới thanh toán và xuất hóa đơn.

Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn):

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả.
Nợ TK 133 (nếu có).
Có vào các TK 331, 111, 112 (tùy vào phương thức thanh toán).

3.5 Nếu trả tiền thuê trước nhiều kỳ

Trong trường hợp này, khi tiền thuê nhà được trả trước nhiều kỳ, kế toán sẽ hạch toán vào TK 242 – Chi phí trả trước và định kỳ phân bổ vào các tài khoản chi phí tương ứng.

Ví dụ: Công ty thuê nhà từ tháng 1 đến tháng 6 và thanh toán một lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn), thì quy trình hạch toán như sau:

Nợ vào TK 242 – Chi phí trả trước (tổng số tiền trả trước).
Nếu có hóa đơn GTGT, nợ vào TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
Có vào các TK 331, 111, 112.

Định kỳ phân bổ khoản chi phí trả trước vào các tài khoản chi phí như sau:

Nợ vào các TK 154, 627, 641, 642 (tuỳ thuộc vào mục đích thuê nhà để làm gì, phục vụ cho bộ phận nào).
Có TK 242 – Chi phí trả trước.

4. Bài tập hạch toán chi phí thuê văn phòng

Ngày 1/3/2021: Công ty AZTAX có ký hợp đồng thuê nhà của ông C (Cá nhân) để làm kho hàng, thời hạn 12 tháng, mỗi tháng 15 triệu đồng, và trong hợp đồng có thỏa thuận công ty AZTAX sẽ chịu trách nhiệm nộp các khoản thuế thay chủ nhà. Cùng ngày hôm đó, công ty AZTAX đã thanh toán trước cho ông C 15 triệu đồng. Đến ngày 15/3/2021, công ty AZTAX thanh toán nốt số tiền còn lại (150 triệu đồng). Cùng ngày đó, kế toán công ty đã thực hiện nộp thuế thay cho chủ nhà, tổng số tiền thuế phải nộp là 18,5 triệu đồng, bao gồm:

Thuế môn bài: 500 nghìn đồng
Thuế GTGT 5%: 7 triệu đồng
Thuế TNCN 5%: 7 triệu đồng

Cách hạch toán chi phí thuê nhà của công ty AZTAX năm 2023 như sau:

Ngày 1/3/2021:

Hạch toán khoản trả trước (Dựa vào hợp đồng và phiếu chi…)
- Nợ TK 331: 15.000.000
- Có TK 111: 15.000.000
Hạch toán chi phí thuê nhà phải trả:
- Nợ TK 242: 180.000.000
- Có TK 331: 180.000.000

Ngày 15/3/2021:

Khi thanh toán nốt số tiền còn lại cho chủ nhà
- Nợ TK 331: 150.000.000
- Có TK 112: 150.000.000
Dựa vào chứng từ nộp tiền thuế thay:
- Nợ TK 642 (242): 18.500.000
- Có TK 111, 112: 18.500.000
Hàng tháng phân bổ vào chi phí:
- Nợ TK 642: 15.000.000
- Có TK 242: 15.000.000

5. Một vài lưu ý về thuế của chi phí thuê văn phòng

Để tránh sai sót trong việc nộp thuế, ngoài việc xác định chính xác tài khoản hạch toán tiền thuê văn phòng, doanh nghiệp cần lưu ý đến các loại thuế sau:

Nếu tổng giá trị thuê nhà trong năm dưới 100 triệu đồng, doanh nghiệp sẽ được miễn thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân và thuế giá trị gia tăng.
Ngược lại, khi tổng giá trị thuê nhà vượt quá 100 triệu đồng, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế môn bài, thuế TNCN và thuế GTGT.

6. Hạch toán chi phí thuê văn phòng cần lưu ý những gì?

Để đảm bảo việc hạch toán chi phí thuê văn phòng đúng quy định, kế toán cần chú ý một số điểm sau:

Kế toán phải xác định tài khoản hạch toán phù hợp dựa trên mục đích sử dụng văn phòng.
Chi phí thuê văn phòng có thể bao gồm các khoản như giá thuê cơ bản, phí quản lý, phí bảo trì và các dịch vụ khác như điện, nước, internet, v.v. Vì vậy, kế toán cần phân loại các khoản chi phí này và ghi nhận vào các tài khoản phù hợp trong sổ sách kế toán.
Trong trường hợp thuê văn phòng theo tháng, kế toán sẽ thực hiện hạch toán vào cuối tháng. Nếu thuê theo năm, việc hạch toán cần được thực hiện vào đầu năm.
Chi phí thuê văn phòng được hạch toán khi doanh nghiệp nhận được hóa đơn tiền thuê. Nếu doanh nghiệp thanh toán tiền thuê trước cho nhiều kỳ, kế toán cần phân bổ chi phí theo thời gian sử dụng tương ứng.
Để hạch toán chi phí thuê văn phòng hợp lệ, kế toán cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ liên quan như hợp đồng thuê nhà, hóa đơn tiền thuê, chứng từ thanh toán, và các giấy tờ chứng minh chi phí phát sinh nếu có.
Kế toán cần tuân thủ các quy định pháp lý về thuế khi thực hiện việc hạch toán chi phí thuê văn phòng.
Đối với chi phí thuê văn phòng có hóa đơn GTGT, kế toán cần ghi nhận không chỉ giá trị chi phí thuê mà còn phần thuế GTGT có thể khấu trừ.
Với chi phí thuê văn phòng thanh toán sau, kế toán cần theo dõi chặt chẽ chi phí phát sinh trong kỳ để đảm bảo tính đúng kỳ cho các khoản chi phí.

Trên đây, AZTAX đã trình bày cách hạch toán chi phí thuê văn phòng một cách chi tiết và dễ hiểu. Chúng tôi hy vọng các thông tin này sẽ giúp bạn thực hiện công việc kế toán một cách chính xác và hiệu quả. Nếu bạn gặp phải bất kỳ khó khăn nào trong quá trình hạch toán, hoặc cần tư vấn thêm về các vấn đề liên quan, đừng ngần ngại liên hệ ngay đến AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089. Đội ngũ chuyên gia của AZTAX luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi lúc, mọi nơi.