Cách hạch toán mua xe ô tô và các chứng từ, nghiệp vụ kế toán cần nắm

Cách hạch toán mua xe ô tô và các chứng từ cần lưu ý

Nguyễn Diễm Bảo hiểm xã hội

Việc hạch toán mua xe ô tô và trích khấu hao cho ô tô là một thách thức đối với các kế toán, đặc biệt là những người mới ra trường. Bài viết này AZTAX cung cấp các hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán mua xe ô tô, bao gồm các chứng từ và nghiệp vụ cần thiết, cũng như cách thực hiện trích khấu hao cho từng trường hợp cụ thể.

1. Những chứng từ khi hạch toán mua xe ô tô

Dưới đây là những chứng từ quan trọng khi hạch toán mua xe ô tô, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách chính xác và tuân thủ quy định pháp lý.

Những chứng từ khi hạch toán mua xe ô tô
Những chứng từ khi hạch toán mua xe ô tô

Bộ hồ sơ hạch toán mua xe ô tô đầy đủ bao gồm các tài liệu quan trọng sau đây:

  • Bản sao hóa đơn GTGT được chứng thực từ bản gốc, trong khi bản chính sẽ do cơ quan Công an lưu trữ.
  • Hợp đồng liên quan đến việc mua bán hoặc thanh lý tài sản.
  • Biên bản bàn giao tài sản với đầy đủ chữ ký của các bên tham gia.
  • Các loại biên lai thu phí bao gồm: lệ phí trước bạ, chi phí đăng ký biển số, phí kiểm định, phí sử dụng đường bộ, bảo hiểm,… (nếu có).
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (yêu cầu bắt buộc): Ủy nhiệm chi, thông báo Nợ từ ngân hàng.

2. Cách thức hạch toán mua xe ô tô

Quy trình hạch toán bao gồm việc ghi nhận chi phí mua xe, thuế GTGT, chi phí bảo dưỡng và các khoản chi phí liên quan khác. Đồng thời, việc phân bổ chi phí khấu hao xe trong suốt thời gian sử dụng cũng là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tài chính.

Cách thức hạch toán mua xe ô tô
Cách thức hạch toán mua xe ô tô

Dựa trên Điểm a Khoản 1 Điều 4 Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định:

Nguyên giá của TSCĐ hữu hình mua sắm (bao gồm cả mua mới và đã qua sử dụng) được xác định là tổng số tiền thực tế phải chi trả khi mua, cộng với (+) các khoản thuế (trừ các loại thuế được hoàn lại), cùng với các chi phí liên quan trực tiếp phát sinh tính đến thời điểm tài sản cố định sẵn sàng để sử dụng, chẳng hạn như: chi phí lãi vay trong quá trình đầu tư mua sắm tài sản, chi phí vận chuyển, xếp dỡ, nâng cấp, lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ và các chi phí liên quan trực tiếp khác.

Do đó, các khoản phí trước bạ, đăng kiểm, và kiểm định sẽ được ghi nhận vào nguyên giá của ô tô.

Các bút toán để hạch toán việc mua ô tô bao gồm:

2.1 Hạch toán mua ô tô

Các khoản ghi nợ và ghi có như sau:

  • Nợ TK 211
  • Nợ TK 1331
  • Có TK 331, 112

Trương hợp DN vay ngân hàng để mua xe và ngân hàng giải ngân trực tiếp cho bên bán, hạch toán như sau:

  • Nợ TK 331
  • Có TK 341

2.2 Hạch toán nộp lệ phí trước bạ ô tô

Bút toán ghi nhận lệ phí trước bạ xe ô tô như sau:

  • Nợ TK 211
  • Có TK 3339

Khi doanh nghiệp nộp lệ phí trước bạ xe ô tô vào ngân sách nhà nước, hạch toán được thực hiện như sau:

  • Nợ tTK 3339
  • Có TK 1111

2.3 Hạch toán phí đăng ký xe

Các khoản ghi nợ và ghi có như sau:

  • Nợ TK 211
  • Có TK 3339

Khi thanh toán phí đăng ký xe cho cơ quan, thực hiện hạch toán như sau:

  • Nợ TK 3339
  • Có TK 111

2.4 Hạch toán phí, lệ phí khác

Các khoản nợ và có được ghi như sau:

  • Nợ TK 211
  • Nợ TK 1331
  • Có TK 111, 112

2.5 Hạch toán mua bảo hiểm xe (loại 1 năm kể từ ngày làm hợp đồng bảo hiểm)

Bút toán ghi nhận như sau:

  • Nợ TK 242
  • Có TK 111

Vì đây là TSCĐ có thời gian khấu hao, trong từng kỳ, bộ phận kế toán của doanh nghiệp tiếp tục thực hiện ghi nhận bút toán trích khấu hao. Cách tính khấu hao cho tài sản cố định được xác định dựa trên các phương pháp mà doanh nghiệp áp dụng:

  • Nợ TK 642, 641…
  • Có TK 214

2.6 Hạch toán các khoản thuế

Trường hợp doanh nghiệp mua ô tô nhập khẩu, khi thực hiện hạch toán, kế toán cần phải bổ sung các khoản thuế như sau:

  • Nợ TK 211
  • Có TK 3332, 3333

Khi nộp thuế vào ngân sách nhà nước (NSNN), ghi nhận bút toán:

  • Nợ TK 3332, 3333
  • Có TK 111, 121

3. Cách hạch toán mua xe ô tô dưới 1.6 tỷ và xe ô tô trên 1.6 tỷ

Tìm hiểu cách hạch toán mua xe ô tô dưới 1.6 tỷ và trên 1.6 tỷ, phân biệt quy định và phương pháp kế toán phù hợp cho từng loại xe nhằm đảm bảo tuân thủ đúng các chính sách thuế và tối ưu chi phí.

Cách hạch toán mua xe ô tô dưới 1.6 tỷ và xe ô tô trên 1.6 tỷ
Cách hạch toán mua xe ô tô dưới 1.6 tỷ và xe ô tô trên 1.6 tỷ

3.1 Hạch toán mua xe ô tô dưới 1.6 tỷ

Việc hạch toán mua xe ô tô dưới và trên 1.6 tỷ đồng là hai trường hợp khác nhau trong kế toán, đòi hỏi sự chính xác và nắm rõ các quy định của Thông tư 219/2013/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC, Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC.

  • Đối với xe ô tô dưới 1.6 tỷ đồng, việc hạch toán làm tài sản cố định (TSCĐ) đơn giản hơn, với khả năng khấu trừ thuế GTGT đầu vào và chi phí khấu hao khi tính thuế TNDN.

3.2 Hạch toán mua xe ô tô trên 1.6 tỷ

Theo quy định được nêu tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC, Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC:

Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT:

  • Đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (ngoại trừ các loại xe sử dụng trong kinh doanh vận tải hàng hóa, hành khách, du lịch, hoặc khách sạn, ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô), có giá trị vượt quá 1,6 tỷ đồng (không bao gồm thuế GTGT), thì phần thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần vượt trên 1,6 tỷ đồng sẽ không được khấu trừ.

Các khoản phí không được trừ khi tính thuế TNDN:

  • Các chi phí khấu hao tài sản cố định tương ứng với phần nguyên giá vượt mức 1,6 tỷ đồng/xe đối với xe ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (ngoại trừ ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn, ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô) sẽ không được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Như vậy:

  • Nếu doanh nghiệp sử dụng ô tô để phục vụ các hoạt động kinh doanh như vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh dịch vụ du lịch, khách sạn, làm mẫu hoặc lái thử (trong trường hợp kinh doanh ô tô), thì sẽ được khấu trừ toàn bộ thuế GTGT đầu vào.
  • Ngược lại, nếu ô tô không được sử dụng cho các mục đích nêu trên, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT và ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với phần giá trị không vượt quá 1,6 tỷ đồng. Phần giá trị vượt mức này sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và cũng không được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Ví dụ: Bài tập hạch toán mua xe ô tô có giá trị trên 1,6 tỷ

  • Giá xe chưa thuế GTGT: 3.000.000.000 VNĐ
  • Thuế GTGT: 10% (300.000.000 VNĐ)
  • Phần thuế GTGT không được khấu trừ: 120.000.000 VNĐ (áp dụng cho giá trị xe vượt 1,6 tỷ VNĐ)
  • Lệ phí trước bạ: 12% trên giá trị 3 tỷ VNĐ (360.000.000 VNĐ)
  • Các chi phí khác: 50.000.000 VNĐ (chi phí vận chuyển, bảo hiểm, đăng kiểm…)

Hạch toán:

1. Mua xe:

Giá mua xe (bao gồm phần thuế GTGT không được khấu trừ):

  • Nợ TK 211: 3.000.000.000 + (300.000.000 – 120.000.000) = 3.180.000.000
  • Nợ TK 133: 120.000.000 (Thuế GTGT chỉ được khấu trừ phần giá trị 1,6 tỷ)
  • Có TK 331,112: 3.300.000.000

2. Lệ phí trước bạ:

Ghi nhận lệ phí trước bạ vào nguyên giá xe:

  • Nợ TK 211: 360.000.000
  • Có TK 3339: 360.000.000

3. Thanh toán lệ phí trước bạ:

  • Nợ TK 3339: 360.000.000
  • Có TK 1111: 360.000.000

4. Chi phí khác phát sinh:

Các chi phí như vận chuyển, bảo hiểm, đăng kiểm:

  • Nợ TK 211: 50.000.000
  • Có TK 1111: 50.000.000

Tổng nguyên giá TSCĐ: 3.180.000.000 + 360.000.000 + 50.000.000 = 3.590.000.000 VNĐ

Chú ý:
Tất cả các khoản chi phí phát sinh tính đến thời điểm xe ô tô sẵn sàng sử dụng đều phải cộng vào nguyên giá xe.

5. Tính khấu hao TSCĐ:

a) Khấu hao theo luật kế toán

Công ty lựa chọn thời gian trích khấu hao là 10 năm.

  • Mức khấu hao hạch toán hàng năm = 3.590.000.000 VNĐ / 10 năm = 359.000.000 VNĐ/năm
  • Mức khấu hao hạch toán hàng tháng = 359.000.000 VNĐ / 12 tháng = 29.916.666,7 VNĐ/tháng

Kế toán phải hạch toán vào sổ như sau:

  • Nợ TK 642: 29.916.666,7 VNĐ/tháng
  • Có TK 214: 29.916.666,7 VNĐ/tháng

b) Khấu hao theo luật thuế:

  • Phần nguyên giá được tính vào chi phí được trừ là 1,6 tỷ đồng.
  • Mức khấu hao được trừ hàng năm: 1.600.000.000 VNĐ / 10 năm = 160.000.000 VNĐ/năm
  • Mức khấu hao được trừ hàng tháng: 160.000.000 VNĐ / 12 tháng = 13.333.333,3 VNĐ/tháng.

Phần bị loại trừ:

  • Chi phí khấu hao bị loại trừ hàng năm: 359.000.000 VNĐ – 160.000.000 VNĐ = 199.000.000 VNĐ/năm
  • Chi phí khấu hao bị loại trừ hàng tháng: 29.916.666,7 VNĐ – 13.333.333,3 VNĐ = 16.583.333,4 VNĐ/tháng.

Bút toán hạch toán khấu hao hàng tháng:

  • Nợ TK 642: 29.916.666,7 VNĐ (mức khấu hao hạch toán vào chi phí quản lý)
  • Có TK 214: 29.916.666,7 VNĐ (giảm giá trị xe ô tô theo khấu hao)

Chú ý khi quyết toán thuế cuối năm:

Kế toán ghi nhận chi phí được trừ theo mức khấu hao trên phần nguyên giá 1,6 tỷ đồng:

  • Năm: 160.000.000 VNĐ
  • Tháng: 13.333.333,3 VNĐ.

Phần chi phí khấu hao vượt quá nguyên giá 1,6 tỷ đồng bị loại trừ khi tính chi phí được trừ:

  • Năm: 199.000.000 VNĐ
  • Tháng: 16.583.333,4 VNĐ.

Bài viết trên đây, AZTAX đã cung cấp đầy đủ thông tin về cách hạch toán mua xe ô tô và các chứng từ liên quan. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho các bạn trong việc kế toán. Nếu cần tư vấn dịch vụ kế toán thuế hãy liên hệ ngay đến AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ kịp thời nhé!