Hướng dẫn hạch toán chi phí không có hóa đơn mới nhất

Hạch toán chi phí không có hóa đơn là một vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý trong quá trình kế toán và kê khai thuế. Khi không có hóa đơn hợp lệ, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc xác định tính hợp lý của chi phí. Vậy, làm thế nào để hạch toán chi phí không có hóa đơn một cách đúng quy định? Những chứng từ nào có thể được sử dụng thay thế? Cùng AZTAX tìm hiểu vấn đề này trong bài viết dưới đây!

Nội Dung

1. Chi phí hợp lý là gì?

Chi phí hợp lý là các khoản chi trực tiếp liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, phục vụ cho mục tiêu của doanh nghiệp. Những khoản này phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ và đáp ứng đúng các điều kiện được quy định trong Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp hiện hành.

Điều kiện để trở thành chi phí hợp lý là

Dựa trên quy định tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC), điều kiện để trở thành chi phí hợp lý là:

Chi phí thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định pháp luật.
Đối với các khoản chi liên quan đến hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT), cần phải thực hiện thanh toán thông qua phương thức không dùng tiền mặt.

2. Chi phí không có hóa đơn có được trừ khi tính thuế TNDN?

Theo quy định tại điểm 2.4 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi và bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi phí không có hóa đơn vẫn có thể được xem là hợp lý và được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Mua nông sản, hải sản, thủy sản từ người sản xuất hoặc đánh bắt trực tiếp.
Mua sản phẩm thủ công từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu nông nghiệp tận dụng, do người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra.
Mua đất, đá, cát, sỏi từ hộ gia đình hoặc cá nhân tự khai thác và bán trực tiếp.
Mua phế liệu từ người thu nhặt trực tiếp.
Mua tài sản, đồ dùng hoặc dịch vụ từ hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh bán trực tiếp.
Mua hàng hóa, dịch vụ từ hộ kinh doanh hoặc cá nhân có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm (không thuộc các trường hợp trên).
Có đầy đủ bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ.
Ký kết hợp đồng mua bán rõ ràng.
Có chứng từ thanh toán hợp lệ.

Trong đó:

Bảng kê khai thu mua hàng hóa, dịch vụ phải được ký bởi người đại diện pháp luật hoặc cá nhân được ủy quyền của doanh nghiệp, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và trung thực của thông tin.
Đối với các khoản chi phí, không bắt buộc phải sử dụng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt ngay cả khi giá trị mua hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên.
Trong trường hợp giá mua hàng hóa hoặc dịch vụ trên bảng kê vượt quá giá thị trường tại thời điểm giao dịch, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào mức giá thị trường hiện hành của các mặt hàng hoặc dịch vụ tương tự để điều chỉnh giá và tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

3. Chi phí không có hóa đơn phải xử lý ra sao?

Cách ghi nhận chi phí hợp lý khi hàng hóa không có hóa đơn

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa từ cá nhân, hoặc mua tài sản và dịch vụ từ hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp, dù giá trị mua hàng có thể trên hoặc dưới mức doanh thu 100 triệu đồng/năm, các tài liệu cần thiết bao gồm:

Hợp đồng mua bán hoặc cung ứng dịch vụ.
Chứng từ thanh toán (có thể thanh toán bằng tiền mặt do không có hóa đơn).
Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN.

Mẫu Bảng kê mua hàng không có hóa đơn 01/TNDN:

Ví dụ: Công ty AZTAX mua bàn ghế, máy in từ cá nhân không kinh doanh với tổng giá trị dưới 100 triệu đồng. Công ty cần chuẩn bị:

Hợp đồng mua bán sản phẩm.
Chứng từ thanh toán (tiền mặt).
Biên bản bàn giao hàng hóa.
Bảng kê mua hàng không có hóa đơn (theo mẫu 01/TNDN).

Trường hợp mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh, các yêu cầu tài liệu sẽ khác nhau tùy theo doanh thu của họ:

Nếu doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, cần:

Hợp đồng mua bán.
Chứng từ thanh toán (có thể thanh toán bằng tiền mặt do không có hóa đơn).
Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN.

Doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, do đó không cần nộp thuế. Vì vậy, cơ quan thuế sẽ không phát hành hóa đơn bán lẻ.

Nếu doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, cần:

Hợp đồng mua bán.
Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
Hóa đơn bán hàng.
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (vì đã có hóa đơn).

Lưu ý: Đối với cá nhân và hộ kinh doanh áp dụng phương pháp nộp thuế khoán, nếu có nhu cầu sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử cho từng lần phát sinh.

Để làm điều này, họ cần nộp lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng (GTGT), và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán hàng cho họ.

Trên đây là những thông tin chi tiết về cách hạch toán chi phí không có hóa đơn, giúp cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các quy định liên quan. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp mà còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về thuế. Nếu bạn đang cần sự hỗ trợ chuyên sâu hoặc dịch vụ kế toán thuế trọn gói, hãy liên hệ ngay với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn tận tâm và nhanh chóng!