Doanh nghiệp nên báo giảm BHXH khi nào là đúng nhất [2023]

Doanh nghiệp nên báo giảm BHXH khi nào là vấn đề được doanh nghiệp quan tâm khá nhiều. Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị những hồ sơ nào để thực hiện thủ tục báo giảm? Qua bài viết này BHXH TPHCM hy vọng mang đến một số thông tin về báo giảm BHXH khi nào? Mời quý doanh nghiệp cũng tham khảo nội dung bài viết!

1. Báo giảm BHXH là gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 58/2014/QH13 quy định khi có sự thay đổi cần báo giảm

Điều 98. Điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội

1. Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.

Báo giảm bảo hiểm xã hội được thực hiện khi số lượng lao động tham gia BHXH của công ty giảm hoặc chuyển đổi cơ quan BHXH. Việc này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí BHXH cho người lao động. Đồng thời, người lao động cũng có thể tham gia BHXH tại doanh nghiệp khác. Người lao động có thể đóng BHXH chỗ mới ngay sau khi được báo giảm và chốt sổ tại doanh nghiệp cũ.

2. Doanh nghiệp báo giảm BHXH khi nào?

Doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm trong trường hợp doanh nghiệp có người lao động chấm dứt hợp đồng. Hoặc người lao động thỏa thuận nghỉ việc không hưởng tiền lương và tạm hoãn hợp đồng từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng cũng cần thực hiện lập báo giảm.

Tuy nhiên, đối với ngày nghỉ mà người lao động được thỏa thuận gồm cả chế độ nghỉ ốm đau, thai sản hoặc chế độ hưu trí, tử tuất. Khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động thì người sử dụng lao động có nghĩa vụ trả lại các giấy tờ mà mình giữ.

Thông thường, doanh nghiệp có nghĩa vụ hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Đối với toàn bộ khoảng thời gian được tính từ khi người lao động bắt đầu đóng bảo hiểm xã hội cho đến khi dừng đóng. Trong trường hợp xảy ra sai sót, doanh nghiệp dễ bị truy thu về sau.

3. Thủ tục báo giảm BHXH như thế nào?

Căn cứ theo Điều 23 Nghị quyết 595/QĐ-BHXH quy định về hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin BHXH. Cụ thể hồ sơ giấy tờ đăng ký gồm:

• Tờ khai tham gia điều chỉnh thông tin đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo mẫu số TK1-TS;
• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo mẫu số TK3-TS;
• Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp…theo mẫu số D02-LT.
• Bảng kê khai thông tin theo mẫu số D01-TS.

Khi đầy đủ hồ sơ báo giảm điều chỉnh, doanh nghiệp cần tiến hành báo giảm BHXH như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp truy cập vào cổng thông tin của cơ quan bảo hiểm xã hội để đăng ký tài khoản điện tử cho công ty;

Bước 2: Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp tiến hành việc kê khai bảo hiểm xã hội. Sau đó  xuất file hồ sơ, dùng chữ ký số để đăng ký rồi nộp lên cơ quan bảo hiểm xã hội.

Bước 3: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội nhận được đầy đủ hồ sơ thông báo từ phía doanh nghiệp thì phải tiến hành giải quyết và xác nhận trên hệ thống.

4. Một số lưu ý khi doanh nghiệp báo giảm

Nghỉ việc ngày 15 thì báo giảm tháng nào?

Căn cứ theo Điều 10 Công văn 1734/BHXH-QLT quy định về thời hạn báo giảm. Doanh nghiệp cần báo giảm BHXH khi có phát sinh giảm mức đóng BHXH. Như vậy, khi có phát sinh giảm BHXH thì đơn vị phải báo giảm cho cơ quan BHXH. Thười gian từ ngày 01 tháng sau. Tức là doanh nghiệp đóng bổ sung BHXH sau thời gian có phát sinh giảm.

Tuy nhiên doanh nghiệp không muốn đóng bổ sung giá trị thẻ từ tháng sau vẫn có thể thay đổi sớm hơn. Đơn vị vẫn có thể lập hồ sơ báo giảm cho tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước. Tuy nhiên trong trường hợp báo giảm này doanh nghiệp không được báo phát sinh tháng trước.

Doanh nghiệp có thể lập hồ sơ phát sinh giảm do điều chỉnh lao động, tiền lương cho các tháng. Thời gian điều chỉnh báo giảm có thể thực hiện vào tất cả các ngày. Thực hiện trong tháng qua hệ thống giao dịch điện tử. Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác theo dõi quản lý hồ sơ thì trường hợp điều chỉnh giảm hoặc báo phát sinh mỗi tháng một lần.

Nghỉ thai sản ngày 15 thì báo giảm tháng nào?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 39 Luật Bảo hiểm xã hội 58/2014/QH13 quy định về thời gian nghỉ thai sản. Trong thời gian nghỉ thai sản, người lao động vẫn được tính là đóng bảo hiểm xã hội. Trường hợp người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên. Cả người lao động và người sử dụng lao động đều không phải đóng bảo hiểm xã hội.

Với việc doanh nghiệp không cần đóng BHXH cho người lao động. Doanh nghiệp phải tiến hành báo giảm với với cơ quan BHXH. Hiện nay chưa có quy định cụ thể về thời gian báo giảm cho nghỉ thai sản. Tuy nhiên để tránh việc dồn hồ sơ, doanh nghiệp nên báo giảm cho người lao động nghỉ thai sản ngày 15 thì báo ngay trong tháng có điều chỉnh thay đổi.

Báo giảm BHXH khi nào là câu hỏi được doanh nghiệp quan tâm nhiều nhất hiện nay. Hy vọng bài viết sẽ mang đến những thông tin bổ ích cho về thời gian báo giảm là khi nào? BHXH TPHCM sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp được ủy quyền báo giảm BHXH cho người lao động với cơ quan bảo hiểm xã hội.

DỊCH VỤ BẢO HIỂM XÃ HỘI TP.HCM

Hotline: 0932.383.089

Email: cs@aztax.com.vn

Website: https://bhxhtphcm.com

Fanpage: Dịch Vụ Bảo Hiểm Xã Hội TP.HCM