Hướng dẫn báo tăng BHXH lao động mới cho doanh nghiệp đơn giản

Để thay đổi về số lượng người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục báo tăng BHXH hoặc báo giảm BHXH. Vậy thời điểm nào cần thực hiện báo tăng BHXH? Thủ tục báo tăng BHXH ra sao? Cùng dịch vụ bảo hiểm xã hội TP.HCM tham khảo qua bài viết dưới đây.

1. Doanh nghiệp phải báo tăng BHXH khi nào?

1.1 Khi nào thực hiện báo tăng BHXH?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 báo tăng BHXH là doanh nghiệp cần thông báo bằng văn bản cho cơ quan bảo hiểm xã hội khi có sự thay đổi về thông tin tham gia đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Điều này có nghĩa là khi người lao động mới tham gia làm việc, công ty phải thông báo với cơ quan BHXH để được làm hồ sơ.

Việc báo tăng BHXH giúp cơ quan chức năng dễ dàng kiểm soát được tình hình lao động và tình hình tham gia bảo hiểm xã hội. Từ đó, có căn cứ để xét quá trình hưởng các chế độ đãi ngộ của bảo hiểm xã hội.

Một số trường hợp khác phải báo tăng bảo hiểm xã hội:

• Người lao động quay trở lại làm việc khi khi nghỉ ốm, nghỉ thai sản hoặc nghỉ do tai nạn lao động
• Người lao động đi làm lại sau khi nghỉ phép không lương 14 ngày trở lên.
• Người lao động quay lại làm việc sau khi hết thời hạn hoãn hợp đồng.

1.2 Thời điểm báo tăng bảo hiểm xã hội

Thời hạn doanh nghiệp thực hiện báo tăng bảo hiểm xã hội được quy định tại điểm a khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13, như sau:

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 97 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Theo đó, thời điểm thực hiện báo tăng BHXH là trong vòng 30 ngày kể khi doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận ký kết hợp đồng lao động hoặc tuyển dụng. Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đến Cơ quan Bảo hiểm xã hội để báo tăng BHXH.

1.3 9 phương án báo tăng BHXH

(1) Tăng mới chưa có sổ: Đây là phương án cho người hợp người lao động tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu và chưa có sổ BHXH.

(2) Tăng mới HĐLĐ từ 01 đến dưới 03 tháng: Đây là phương án cho trường hợp người lao động tham gia bảo hiểm xã hội theo HĐLĐ có thời hạn từ 01 tháng đến dưới 03 tháng, theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13.

(3) Tăng chuyển đã có sổ: Đây là phương án khi người lao động từng tham gia và đã có sổ bảo hiểm xã hội. Đến nay luân chuyển đến làm việc từ tỉnh khác hoặc cùng địa bàn tỉnh.

(4) Tăng nghỉ đi làm lại: Áp dụng trong trường hợp đơn vị từng báo giảm lao động (nghỉ không lương/ốm đau/thai sản), sau đó người lao động đi làm trở lại.

(5) Tăng bổ sung nguyên lương: Áp dụng trường hợp đơn vị sai sót trong báo tăng lao động.

(6) Truy đóng theo mức lương cơ sở tại thời điểm: Áp dụng trong trường hợp truy đóng theo quy định của bảo hiểm xã hội.

(7) Tăng BHYT: Áp dụng trong trường hợp người lao động chỉ tham gia BHYT hoặc trong trường hợp thay đổi mức lương làm căn cứ tham gia bảo hiểm.

(8) Tăng BHTN: Áp dụng đối với trường hợp báo tăng BHTN nhưng đóng thiếu, không đóng hoặc thay đổi mức lương căn căn cứ đóng bảo hiểm.

(9) Tăng BHTNLĐ – BNN: Áp dụng đối với người lao động cùng lúc có nhiều HĐLĐ với nhiều doanh nghiệp.

2. Chậm báo tăng lao động đóng bảo hiểm xã hội bị xử lý thế nào?

Theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP nêu rõ mức xử phạt đối với trường hợp chậm báo tăng bảo hiểm xã hội cho người lao động, cụ thể:

• Đối với người sử dụng lao động là cá nhân: Mức phạt từ 2.000.000 đến 4.000.000 đồng/người lao động, tối đa không quá 75.000.000 đồng.
• Đối với người sử dụng lao động là tổ chức: Mức phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng/người lao động,  tối đa không quá 150.000.000 đồng.

Như vậy, chậm báo tăng BHXH sau 30 ngày kể từ khi ký kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng thử việc thì người sử dụng lao động sẽ bị phạt. Mức xử phạt vi phạm là từ 2 đến 8 triệu đồng/người lao động. Đối với người sử dụng lao động là cá nhân thì mức phạt tối đa không quá 75 triệu đồng. Đối với người sử dụng lao động là tổ chức, mức phạt tối đa không quá 150 triệu đồng.

3. Thành phần hồ sơ báo tăng điều chỉnh đóng BHXH

Căn cứ tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định về thành phần hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội như sau:

(1) Đối với người lao động

Người lao động chưa có mã số BHXH hoặc không tra cứu thấy mã số BHXH cần chuẩn bị:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
• Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.

(2) Đối với doanh nghiệp/người sử dụng lao động

Doanh nghiệp thực hiện hồ sơ điều chỉnh, báo tăng BHXH cho người lao động cần chuẩn bị:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK3 – TS)
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (mẫu D02 – TS).
• Bảng kê thông tin (mẫu D01 – TS)

Số lượng hồ sơ: 1 bộ.

4. Quy trình thủ tục báo tăng BHXH

Để thực hiện báo tăng BHXH, doanh nghiệp có thể sử dụng phương thức nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.

4.1 Báo tăng bảo hiểm xã hội trên phần mềm BHXH điện tử

Hiện nay, hình thức nộp hồ sơ trực tuyến khá phổ biến ở đa số các cơ quan bảo hiểm xã hội quận/huyện. Doanh nghiệp thực hiện kê khai điện tử thông qua phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử như sau:

– Bước 1: Truy cập vào https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử cho doanh nghiệp.

– Bước 2: Khi đã đăng ký thành công, doanh nghiệp tải phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử và tiến hành kê khai báo tăng bảo hiểm xã hội. Sau khi hoàn tất kê khai, người kê khai xuất file hồ sơ, ký chữ ký số và nộp lên cho cơ quan Bảo hiểm xã hội.

4.2 Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội

Đối với các doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm BHXH điện tử thực hiện báo tăng BHXH trực tiếp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội tại địa bàn. Hoặc nộp thông qua đường bưu điện gần nhất.

4.3 Thời gian xử lý hồ sơ báo tăng lao động tham gia BHXH

Theo quy định tại điểm d khoản 3 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 58/2014/QH13, thời gian giải quyết hồ sơ báo tăng lao động trong thời hạn 10 ngày kể từ khi cơ quan bảo hiểm xã hội nhận được hồ sơ hợp lệ theo quy định.

Trên đây là những thông tin cơ bản doanh nghiệp cần biết khi thực hiện báo tăng BHXH cho người lao động. Hy vọng bài viết trên đã mang đến những thông tin hữu ích cho Quý độc giả. Liên hệ ngay chúng tôi theo thông tin bên dưới để được hỗ trợ giải đáp thắc mắc các vấn đề xoay quanh bảo hiểm xã hội nhé.

DỊCH VỤ BẢO HIỂM XÃ HỘI TP.HCM

Hotline: 0932.383.089

Email: cs@aztax.com.vn

Website: https://bhxhtphcm.com

Fanpage: Dịch Vụ Bảo Hiểm Xã Hội TP.HCM