Cách hạch toán tiền ăn ca, ăn trưa, ăn giữa trưa

Hạch toán tiền ăn ca là một khía cạnh quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, liên quan đến việc ghi nhận và xử lý các khoản tiền chi trả cho bữa ăn của nhân viên trong giờ làm việc. Tìm hiểu kỹ lưỡng về hạch toán tiền ăn ca sẽ giúp các nhà quản lý tối ưu hóa chi phí và cải thiện quy trình quản lý tài chính. Cùng tham khảo qua bài viết dưới nhé!

1. Tiền ăn trưa, ăn giữa ca là gì?

Tiền ăn trưa, ăn giữa ca là một trong những phúc lợi mà doanh nghiệp dành cho nhân viên. Chính sách này giúp đảm bảo người lao động có bữa ăn đầy đủ trong thời gian làm việc, đặc biệt trong những trường hợp công việc kéo dài hoặc không thuận tiện để ra ngoài ăn uống.

Tiền hỗ trợ ăn giữa ca là một khoản trợ cấp mà người sử dụng lao động cung cấp nhằm nâng cao chất lượng bữa ăn cho nhân viên trong thời gian làm việc. Thực tế cho thấy, việc hỗ trợ tiền ăn trưa hoặc tổ chức bữa ăn giữa ca không phải là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, mà được quyết định dựa trên chính sách nội bộ của từng doanh nghiệp. Một số công ty lựa chọn hỗ trợ tài chính hoặc cung cấp bữa ăn trực tiếp, tùy thuộc vào loại hình công việc và khả năng tài chính của tổ chức.

Mặc dù pháp luật không yêu cầu, việc hỗ trợ này lại được coi là một phần trong các chính sách phúc lợi, góp phần cải thiện sức khỏe và năng suất làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp còn tổ chức bữa ăn miễn phí hoặc giảm giá, mang lại lợi ích tiết kiệm chi phí và gia tăng sự hài lòng, gắn bó của người lao động.

2. Cách hạch toán tiền ăn ca, ăn trưa, ăn giữa ca

Cách hạch toán tiền ăn ca, ăn trưa, ăn giữa ca là vấn đề quan trọng giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo phúc lợi cho người lao động, vừa tuân thủ quy định pháp luật về kế toán và thuế. Việc nắm rõ các nguyên tắc hạch toán không chỉ tối ưu chi phí mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Trường hợp 1: Tiền ăn ca, ăn trưa được chi trả dưới dạng phụ cấp tiền mặt

Tiền ăn giữa ca 2024 có thể được bổ sung vào lương hàng tháng của nhân viên dưới hình thức phụ cấp. Doanh nghiệp sẽ hạch toán chi phí này vào các khoản tương ứng như sau:

Ghi nhận chi phí trên bảng lương:

• Nợ các tài khoản: 622, 623, 627, 641, 642
• Có tài khoản: 334 – Phải trả người lao động

Khi chi trả:

• Nợ tài khoản: 334 – Phải trả người lao động
• Có các tài khoản: 111, 112,…

Áp dụng Thông tư 133:

• Tài khoản 622, 623, 627 thay bằng TK 154
• Tài khoản 641 thay bằng TK 6421
• Tài khoản 642 thay bằng TK 6422

Ví dụ minh họa:

Công ty ABC hạch toán phụ cấp tiền mặt cho nhân viên sản xuất, với tổng chi phí tiền ăn ca là 10.000.000 đồng:

• Ghi nhận:
  • Nợ TK 622: 5.000.000 đồng
  • Nợ TK 627: 5.000.000 đồng
  • Có TK 334: 10.000.000 đồng
• Thanh toán:
  • Nợ TK 334: 10.000.000 đồng
  • Có TK 111: 10.000.000 đồng

Nếu áp dụng Thông tư 133:

• Ghi nhận:
  • Nợ TK 154: 10.000.000 đồng
  • Có TK 334: 10.000.000 đồng

Trường hợp 2: Doanh nghiệp mua phiếu ăn hoặc suất ăn cho nhân viên

Chi phí mua phiếu ăn được hạch toán như sau:

Ghi nhận chi phí:

• Nợ các tài khoản: 622, 623, 627, 641, 642
• Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu đủ điều kiện)
• Có tài khoản: 111, 112, 331

Ví dụ minh họa:

Công ty XYZ mua phiếu ăn trưa trị giá 20.000.000 đồng (bao gồm 10% thuế GTGT):

• Giá trị phiếu ăn: 18.181.818 đồng
• Thuế GTGT: 1.818.182 đồng
• Hạch toán:
  • Nợ TK 622: 9.090.909 đồng
  • Nợ TK 627: 9.090.909 đồng
  • Nợ TK 133: 1.818.182 đồng
  • Có TK 112: 20.000.000 đồng

Nếu áp dụng Thông tư 133:

• Ghi nhận:
  • Nợ TK 154: 18.181.818 đồng
  • Nợ TK 133: 1.818.182 đồng
  • Có TK 112: 20.000.000 đồng

Trường hợp 3: Doanh nghiệp tự tổ chức nấu ăn

Nếu doanh nghiệp tự nấu ăn, cần đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất và chứng từ hợp lệ.

Hạch toán chi phí:

• Nợ các tài khoản: 622, 623, 627, 641, 642
• Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có tài khoản: 111, 112, 331

Ví dụ minh họa:

Công ty ABC tự nấu ăn trưa với tổng chi phí thực phẩm là 30.000.000 đồng (gồm 3.000.000 đồng thuế GTGT):

• Hạch toán:
  • Nợ TK 622: 15.000.000 đồng
  • Nợ TK 627: 12.000.000 đồng
  • Nợ TK 133: 3.000.000 đồng
  • Có TK 111: 30.000.000 đồng

Nếu áp dụng Thông tư 133:

• Ghi nhận:
  • Nợ TK 154: 27.000.000 đồng
  • Nợ TK 133: 3.000.000 đồng
  • Có TK 111: 30.000.000 đồng

Trường hợp 4: Tạm ứng tiền ăn cho người mua thực phẩm

Doanh nghiệp có thể ứng trước tiền cho nhân viên phụ trách mua thực phẩm.

Ghi nhận tạm ứng:

• Nợ TK 141
• Có các tài khoản: 111, 112

Kết chuyển chi phí:

• Nợ các tài khoản: 622, 623, 627, 641, 642
• Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có các tài khoản: 111, 112, 141

Nếu số tiền tạm ứng vượt chi phí thực tế:

• Nợ các tài khoản: 111, 112, 334, 338 (phần vượt)
• Có TK 141

3. Quy định về tiền ăn ca năm 2024

Việc xử lý thuế TNCN và thuế TNDN liên quan đến khoản tiền ăn trưa, ăn giữa ca được thực hiện như sau: Trong trường hợp doanh nghiệp tự tổ chức bữa ăn cho nhân viên, khoản này sẽ được miễn thuế TNCN. Nếu doanh nghiệp chi trả phụ cấp ăn uống bằng tiền mặt, mức miễn thuế TNCN tối đa được áp dụng là 730.000 đồng/người/tháng. Đối với thuế TNDN, để khoản chi tiền ăn trưa được chấp nhận là chi phí hợp lệ, doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp pháp.

Xử lý thuế TNCN và thuế TNDN liên quan đến tiền ăn trưa, ăn giữa ca được quy định như sau:

• Thuế TNCN đối với tiền ăn ca, ăn trưa:

• • Nếu doanh nghiệp tự tổ chức nấu ăn hoặc cung cấp phiếu ăn, suất ăn cho nhân viên, toàn bộ khoản này sẽ được miễn thuế TNCN.
  • Trong trường hợp doanh nghiệp chi phụ cấp tiền ăn thay vì tự tổ chức, mức miễn thuế tối đa là 730.000 đồng/người/tháng, áp dụng theo Thông tư số 26/2016/TT-BLĐTBXH.
  • Nếu khoản chi vượt mức quy định, phần vượt sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

• Thuế TNDN đối với chi phí tiền ăn ca và ăn trưa:

• • Theo Công văn số 66920/CT-HTr của Cục thuế Hà Nội và Thông tư số 96/2015/TT-BTC, không có giới hạn về mức chi tiền ăn trưa trả cho nhân viên.
  • Để khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ, đúng theo quy định tại Điều 4 của Thông tư số 96/2015/TT-BTC.

4. Tiền ăn ca có tinh thuế thu nhập cá nhân không?

Theo Khoản 2, Điều 2 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, được sửa đổi và bổ sung tại Khoản 5, Điều 11, Thông tư 92/2015/TT-BTC, quy định rõ về các khoản thu nhập chịu thuế như sau:

Các khoản thu nhập chịu thuế Căn cứ vào Điều 3 Luật Thuế Thu nhập Cá nhân và Điều 3 Nghị định 65/2013/NĐ-CP, thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân bao gồm các khoản sau:

Thu nhập từ tiền lương, tiền công Thu nhập từ tiền lương, tiền công là khoản mà người lao động nhận được từ người sử dụng lao động, bao gồm nhiều loại thu nhập cụ thể.

Trong đó, các khoản không tính vào thu nhập chịu thuế được quy định tại mục g.5 như sau:

• Tiền ăn giữa ca, ăn trưa mà người sử dụng lao động hỗ trợ thông qua các hình thức như:
  • Trực tiếp tổ chức nấu ăn.
  • Cung cấp suất ăn đã chế biến sẵn.
  • Phát phiếu ăn cho người lao động.

Khoản chi tiền ăn ca, ăn trưa cho người lao động được xem là chi phí hợp lý và không phải chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Hình thức hỗ trợ: Thực hiện dưới dạng trực tiếp nấu ăn, cung cấp suất ăn sẵn, hoặc phát phiếu ăn cho người lao động.
• Trường hợp không tổ chức bữa ăn: Nếu doanh nghiệp không tổ chức bữa ăn giữa ca hoặc ăn trưa, khoản chi này phải tuân thủ mức hỗ trợ theo quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Theo Khoản 4, Điều 22, Thông tư 26/2016/TT-BTC, mức chi tối đa cho bữa ăn giữa ca được miễn thuế TNCN không vượt quá 730.000 đồng/người/tháng, căn cứ vào hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Như vậy, khoản tiền ăn ca sẽ không bị tính thuế TNCN trong hai trường hợp:

• Doanh nghiệp tổ chức bữa ăn giữa ca hoặc ăn trưa cho người lao động thông qua các hình thức: tự nấu ăn, mua suất ăn, hoặc cấp phiếu ăn.
• Doanh nghiệp không tổ chức bữa ăn nhưng chi tiền mặt cho người lao động với mức hỗ trợ tối đa là 730.000 đồng/người/tháng.

5. Tại sao cần tìm hiểu về chủ đề “hạch toán tiền ăn ca”

Tìm hiểu về hạch toán tiền ăn ca là quan trọng vì nó giúp doanh nghiệp đảm bảo việc ghi nhận và quản lý chi phí ăn uống cung cấp cho nhân viên một cách chính xác và hợp lý.

Điều này không chỉ hỗ trợ trong việc lập báo cáo tài chính chính xác mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về lao động và thuế. 

Hạch toán đúng cách giúp tối ưu hóa chi phí, tránh sai sót và tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát nội bộ.

6. Một số câu hỏi thường gặp về hạch toán tiền ăn ca

6.1 Khoản tiền ăn trưa của người lao động có phải chịu thuế TNCN không?

Theo quy định, khoản tiền ăn trưa do người sử dụng lao động tổ chức bữa ăn trực tiếp sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Trong trường hợp doanh nghiệp chi tiền thay vì bỏ ra chi phí mua đồ ăn cho nhân viên, khoản này cũng được miễn thuế nếu mức chi phù hợp với hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Tuy nhiên, nếu khoản chi vượt mức quy định, phần vượt sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Hiện tại, mức miễn thuế tối đa cho khoản phụ cấp tiền ăn trưa là 730.000 đồng/người/tháng. Nếu khoản chi không vượt mức này, người lao động sẽ không phải đóng thuế TNCN. Phần vượt quá mức miễn thuế sẽ được cộng vào thu nhập chịu thuế để tính thuế TNCN.

6.2 Tiền ăn ca có được tính vào chi phí không?

Khoản chi tiền ăn giữa ca của người lao động có thể được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN, không giới hạn mức chi, miễn là doanh nghiệp đảm bảo đầy đủ chứng từ hợp lệ. Điều này áp dụng khi doanh nghiệp tự tổ chức nấu ăn hoặc chi trả tiền ăn thông qua các hình thức được quy định rõ ràng trong:

• Hợp đồng lao động
• Thỏa ước lao động tập thể
• Quy chế tài chính của công ty, tổng công ty hoặc tập đoàn
• Quy chế thưởng do Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc ban hành theo quy định nội bộ của doanh nghiệp.

Tóm lại, hạch toán tiền ăn ca đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và tuân thủ các quy định pháp luật của doanh nghiệp. Việc nắm vững quy trình này cũng như hiểu rõ về “tiền ăn ca là gì”  không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính mà còn tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề này, xin vui lòng liên hệ qua Hotline: 0932.383.089