Hướng dẫn hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp

Hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp là một phần quan trọng trong quy trình kế toán của doanh nghiệp, giúp theo dõi và quản lý các khoản tiền tạm ứng mà doanh nghiệp phải trả cho đối tác trong quá trình giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Việc hạch toán tạm ứng giúp doanh nghiệp kiểm soát được khoản tiền đã chi ra mà còn là cơ sở để đối chiếu với các khoản thanh toán sau này. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp, giúp bạn dễ dàng thực hiện công tác kế toán một cách chính xác và hiệu quả.

1. Nguyên tắc hạch toán những khoản Tạm ứng – Tài khoản 141

Nguyên tắc hạch toán khoản tạm ứng theo tài khoản 141 yêu cầu kế toán viên phải tuân thủ các quy định cụ thể về việc ghi nhận, theo dõi và thanh toán các khoản tạm ứng, để đảm bảo rằng tất cả các khoản chi này được xử lý hợp lý, không gây ra nhầm lẫn và không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của doanh nghiệp

Quy định về khoản tạm ứng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Mục đích và đối tượng sử dụng

• Tài khoản này: Dùng để ghi nhận các khoản tạm ứng mà doanh nghiệp cấp cho nhân viên và theo dõi tình hình thanh toán.
• Khoản tạm ứng: Là tiền mặt hoặc vật tư được giao cho nhân viên để thực hiện nhiệm vụ đã được phê duyệt trong sản xuất, kinh doanh.
• Đối tượng nhận tạm ứng: Phải là nhân viên của doanh nghiệp. Đối với các trường hợp tạm ứng thường xuyên (ví dụ bộ phận cung ứng vật tư, hành chính), cần có sự chỉ đạo bằng văn bản của Giám đốc.

Trách nhiệm của người nhận tạm ứng

• Người nhận tạm ứng phải sử dụng số tiền đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt.
• Nếu không sử dụng hết hoặc không sử dụng số tiền tạm ứng, phải nộp lại quỹ.
• Người nhận không được phép chuyển tiền tạm ứng cho người khác.
• Sau khi hoàn thành công việc, phải lập bảng thanh toán kèm theo chứng từ gốc để quyết toán số tiền đã nhận và xử lý chênh lệch (nếu có).
• Nếu không nộp lại tiền dư, số tiền đó sẽ bị trừ vào lương của người nhận tạm ứng.

Các quy định liên quan đến thanh toán tạm ứng

• Hoàn thành việc thanh toán các khoản tạm ứng của kỳ trước trước khi tiến hành cấp tạm ứng cho kỳ tiếp theo.
• Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán của từng nhân viên, đảm bảo ghi chép đầy đủ và chính xác.

Việc thực hiện đúng quy trình và nguyên tắc hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp giúp quản lý tài chính minh bạch và đảm bảo tính hợp lý trong việc sử dụng và hoàn trả các khoản tạm ứng.

2. Kết cấu – nội dung phản ánh của tài khoản 141 – Tạm ứng

Việc hiểu rõ kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này là điều kiện tiên quyết để đảm bảo tính chính xác trong hạch toán và quản lý tài chính, từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn dòng tiền và duy trì sự minh bạch trong báo cáo tài chính.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài Tạm ứng bao gồm:

Bên Nợ:

Đây là những khoản tiền hoặc vật tư đã được tạm ứng cho nhân viên trong doanh nghiệp để phục vụ cho công việc hoặc nhu cầu tạm thời. Việc tạm ứng này giúp nhân viên có đủ nguồn lực để hoàn thành nhiệm vụ được giao mà không cần phải chờ đợi quá lâu. Các khoản này có thể là tiền mặt, vật tư, hay các tài sản khác tùy thuộc vào yêu cầu công việc của mỗi nhân viên.

Bên Có:

Khi khoản tạm ứng đã được thanh toán hoặc hoàn trả, nó sẽ được ghi nhận vào bên Có của sổ sách kế toán. Điều này bao gồm các trường hợp như:

• Nhân viên hoàn trả số tiền đã ứng trước sau khi công việc đã hoàn thành hoặc khi không cần sử dụng đến toàn bộ số tiền đã nhận.
• Nếu số tiền tạm ứng chưa được dùng hết, phần dư sẽ được nộp lại vào quỹ doanh nghiệp hoặc được trừ trực tiếp vào lương của nhân viên trong kỳ thanh toán tiếp theo.
• Trong trường hợp vật tư hoặc tài sản tạm ứng chưa sử dụng hết, số vật tư này sẽ được trả lại kho của công ty, giúp giảm thiểu lãng phí và đảm bảo việc kiểm soát tài sản chặt chẽ.

Số dư bên Nợ:

Số dư này phản ánh những khoản tiền tạm ứng mà vẫn chưa được thanh toán hoặc quyết toán. Đây có thể là các khoản tạm ứng cho công việc chưa hoàn thành hoặc các khoản chưa được xử lý. Việc theo dõi số dư bên Nợ giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tài chính, tránh tình trạng dư thừa tiền mặt hoặc vật tư, đồng thời đảm bảo rằng các khoản tạm ứng được giải quyết kịp thời.

3. Cách hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường xuyên phải thực hiện các khoản tạm ứng như một phần của các giao dịch mua hàng hoặc dịch vụ. Việc hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp chính xác là rất quan trọng để đảm bảo rằng các giao dịch tài chính được ghi nhận đầy đủ và hợp lý trong báo cáo tài chính.

Khi thực hiện tạm ứng tiền mặt hoặc vật tư cho nhân viên, doanh nghiệp ghi nhận:

• Nợ vào tài khoản 141 – Tạm ứng
• Có vào tài khoản 111, 112, 152, …

Khi công việc đã hoàn thành, người nhận tạm ứng phải lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc đã được phê duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi nhận:

• Nợ vào các tài khoản 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642, …
• Có vào tài khoản 141 – Tạm ứng

Đối với các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, cần phải nộp lại vào quỹ, trả lại kho, hoặc trừ vào lương người nhận tạm ứng, ghi nhận:

• Nợ vào tài khoản 111 – Tiền mặt
• Nợ vào tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
• Nợ vào tài khoản 334 – Phải trả người lao động
• Có vào tài khoản 141 – Tạm ứng

Trong trường hợp số chi thực tế vượt quá số tiền tạm ứng đã nhận, kế toán cần lập phiếu chi để thanh toán phần thiếu cho người nhận tạm ứng, ghi nhận:

• Nợ vào các tài khoản 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627, …
• Có vào tài khoản 111 – Tiền mặt

4. Những lỗi phổ biến khi hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp

Trong thực tế, không ít kế toán viên gặp phải những sai sót khi thực hiện hạch toán, điều này có thể dẫn đến những rủi ro về tài chính và thuế cho doanh nghiệp. Những lỗi phổ biến khi hạch toán tạm ứng thường liên quan đến việc ghi nhận không đầy đủ, không chính xác các khoản tạm ứng hoặc không tuân thủ đúng quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán.

4.1 Sai sót khi hạch toán tạm ứng lương vào Tài khoản 141

Ví dụ minh họa:

Một số kế toán viên thường mắc lỗi khi hạch toán khoản “tạm ứng lương” vào Tài khoản 141. Dưới đây là ví dụ về cách hạch toán sai:

Giả sử doanh nghiệp tạm ứng lương cho nhân viên với số tiền 30 triệu đồng, kế toán thực hiện hạch toán như sau:

• Hạch toán sai:
  • Nợ TK 141: 30.000.000 đồng
  • Có TK 111: 30.000.000 đồng
• Hạch toán đúng:
  • Nợ TK 334: 30.000.000 đồng
  • Có TK 111: 30.000.000 đồng

Lý do sai: Tạm ứng lương không nên hạch toán vào TK 141.

Nhiều kế toán do thói quen liên kết từ “tạm ứng” với TK 141, mà không chú ý đến bản chất của giao dịch và quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Phân tích tình huống:

Theo quy định tại Điều 22, Khoản 1, điểm b của Thông tư 200/2014/TT-BTC, dù doanh nghiệp thực hiện tạm ứng cho người lao động, đây vẫn là khoản tạm ứng tiền lương. Theo Luật Lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm thanh toán tiền lương đúng hạn theo hợp đồng lao động.

Vì tạm ứng lương là một khoản nợ phải trả cho nhân viên, khoản này cần được hạch toán vào TK 334 – Phải trả người lao động (tham khảo thêm tại Điều 53, Thông tư 200/2014/TT-BTC).

Kết luận: Tạm ứng lương không phải là khoản tạm ứng thông thường và cần được hạch toán đúng vào tài khoản TK 334, tránh hạch toán sai vào TK 141.

4.2 Hạch toán sai đối tượng và mục đích

Ví dụ minh họa:

Giả sử giám đốc yêu cầu kế toán chi tạm ứng số tiền 10.000.000 đồng cho chị H, người quen của giám đốc. Kế toán thực hiện hạch toán theo cách sau:

Hạch toán sai:

• Nợ TK 141: 10.000.000 đồng (Chi tiết tên chị H)
• Có TK 111: 10.000.000 đồng

Hạch toán đúng:

• Nợ TK 1388: 10.000.000 đồng (Chi tiết tên chị H)
• Có TK 111: 10.000.000 đồng

Lưu ý: Tài khoản tạm ứng chỉ được sử dụng cho nhân viên trong công ty, không áp dụng cho đối tượng ngoài công ty.

Phân tích tình huống:

Trong trường hợp này, chị H không phải là nhân viên của công ty, vì vậy việc chi tạm ứng cho chị H không có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Theo đó, khoản chi này không thể ghi nhận vào tài khoản tạm ứng (TK 141), mà cần được ghi vào tài khoản TK 1388, phản ánh các khoản phải thu khác ngoài doanh nghiệp.

Theo quy định tại điểm a, khoản 1, Điều 22 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, chỉ có nhân viên của doanh nghiệp mới được nhận tạm ứng. Thêm vào đó, theo điểm c, khoản 1, Điều 22 của Thông tư này, mục đích của khoản tạm ứng phải phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh và cần phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ.

Để dễ dàng theo dõi và quản lý, kế toán có thể ghi nhận khoản tạm ứng này qua giám đốc bằng cách sử dụng chi tiết vào tài khoản 141 – Giám đốc, giúp phân biệt rõ ràng giữa các khoản tạm ứng hợp lệ và không hợp lệ.

Một số điều cần lưu ý khi thực hiện xử lý các khoản tạm ứng:

1. Xác định đúng đối tượng nhận tạm ứng:
   Kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng xem người nhận tạm ứng có phải là nhân viên của công ty hay không, thuộc phòng ban nào và liệu họ có đủ điều kiện để nhận tạm ứng theo quy định nội bộ của doanh nghiệp.
2. Mục đích sử dụng tạm ứng:
   Khoản tạm ứng chỉ nên được cấp nếu có mục đích rõ ràng phục vụ cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Đồng thời, phải đảm bảo có đầy đủ chứng từ hợp lệ chứng minh mục đích sử dụng tạm ứng đó.
3. Kiểm soát số tiền tạm ứng:
   Kế toán cần xem xét kỹ lưỡng số tiền tạm ứng, đảm bảo rằng số tiền này không vượt quá mức quy định trong các quy trình tài chính của công ty, tránh trường hợp cấp phát không hợp lý.

Theo dõi và đảm bảo thời gian hoàn ứng đúng hạn:
Kế toán cần theo dõi sát sao thời gian hoàn ứng của các khoản tạm ứng, đảm bảo rằng tất cả các khoản đã tạm ứng sẽ được hoàn trả đúng theo thời hạn quy định trong công ty.

4.3 Việc tạm ứng mua hàng có được ghi nhận vào Tài khoản 141 không?

Ví dụ minh họa:

Trong nhiều doanh nghiệp, trường hợp chi tiền mặt trực tiếp cho nhà cung cấp để tạm ứng trước 30% giá trị đơn hàng, ví dụ là 5.000.000 đồng, là khá phổ biến. Kế toán sẽ ghi sổ như sau:

Cách 1:

• Hạch toán sai:
  Nợ TK 141: 5.000.000 đồng
  Có TK 111: 5.000.000 đồng (hoặc Có TK 1121)
• Hạch toán đúng:
  Nợ TK 331: 5.000.000 đồng
  Có TK 111: 5.000.000 đồng (hoặc Có TK 1121)

=> Không nên ghi nhận tạm ứng mua hàng vào TK 141.

Trong tình huống này, kế toán phải xem khoản tạm ứng như một khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, vì vậy cần ghi nhận vào TK 331 (chi tiết theo từng nhà cung cấp).

Cách 2:

Doanh nghiệp tạm ứng cho nhân viên A, đại diện doanh nghiệp, để thực hiện việc mua hàng từ nhà cung cấp. Khi công việc hoàn tất, kế toán sẽ tiến hành hoàn ứng số tiền đã tạm ứng. Hạch toán như sau:

• Nợ TK 141: 5.000.000 đồng
• Có TK 111: 5.000.000 đồng

Lưu ý: Kế toán cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố thực tế và quy trình thanh toán của doanh nghiệp để chọn phương pháp hạch toán phù hợp.

Phân tích tình huống:

Tạm ứng tiền mua hàng thực tế là khoản thanh toán trước để nhà cung cấp giao hàng hoặc dịch vụ. Bản chất của việc tạm ứng là nghĩa vụ phải thanh toán cho nhà cung cấp để nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ.

Để tránh gây hiểu lầm, doanh nghiệp nên sử dụng các thuật ngữ rõ ràng như “Thanh toán trước cho hàng hóa” hoặc “Trả trước cho nhà cung cấp” trong các phiếu chi để làm rõ mục đích của giao dịch.

Nếu doanh nghiệp tạm ứng cho nhân viên thu mua, thì việc hoàn ứng sau khi công việc hoàn tất theo cách 2 là phương pháp hợp lý.

5. Kiểm soát hồ sơ tạm ứng – hoàn ứng

Kiểm soát hồ sơ tạm ứng và hoàn ứng là một phần quan trọng trong quy trình quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc quản lý chặt chẽ các khoản tạm ứng giúp doanh nghiệp theo dõi được các chi phí phát sinh, đảm bảo tính minh bạch trong việc sử dụng nguồn tài chính và giảm thiểu rủi ro. Hơn nữa, quy trình hoàn ứng hợp lý sẽ giúp đảm bảo rằng các khoản chi tạm ứng được thanh toán đúng hạn và không làm ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.

Hồ sơ Tạm ứng và Hoàn ứng: Các Tài Liệu Cần Có

Hồ sơ Tạm ứng:

• Giấy yêu cầu tạm ứng: Văn bản đề nghị cấp phát tiền tạm ứng cho nhân viên.
• Chứng từ chi tiền: Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi, ghi nhận việc chi tiền mặt hoặc thực hiện chuyển khoản ngân hàng.
• Tài liệu hỗ trợ: Các chứng từ bổ sung có liên quan, nếu cần thiết.
• Khi mua hàng hoặc vật tư: Cần bao gồm báo giá và đơn đặt hàng.
• Khi đi công tác: Cần có thư mời, quyết định cử đi công tác và kế hoạch chi tiết công tác.

Hồ sơ Hoàn ứng:

• Giấy xác nhận hoàn ứng: Tài liệu xác nhận việc hoàn trả số tiền tạm ứng đã nhận.
• Chứng từ liên quan: Bao gồm hóa đơn GTGT, bảng kê chi tiết, hợp đồng và biên bản nghiệm thu các chi phí thực tế đã phát sinh.
• Chi phí phát sinh: Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi để thanh toán các khoản chi bổ sung ngoài khoản tạm ứng đã cấp.
• Hoàn trả tiền dư: Phiếu thu và chứng từ nộp tiền vào quỹ của công ty.
• Các chứng từ khác: Các tài liệu hỗ trợ bổ sung, nếu có.

Lưu ý quan trọng:

Để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong quy trình tạm ứng và hoàn ứng, các hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ, chính xác và tuân thủ theo quy định của công ty và pháp luật.

5.1 Lưu ý trong việc theo dõi các khoản tạm ứng cho nhà cung cấp

Tình huống 1: Doanh nghiệp đã chi tạm ứng nhưng không nhận được hồ sơ hoàn ứng sau một thời gian dài.

Trong trường hợp này, kế toán cần chủ động theo dõi và yêu cầu nhân viên hoặc bộ phận liên quan hoàn trả chứng từ hoàn ứng kịp thời. Việc thiếu sót hồ sơ hoàn ứng có thể dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu và quyết toán các khoản tạm ứng, ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính.

Tình huống 2: Chứng từ hoàn ứng không đầy đủ hoặc không hợp lệ.

• Chứng từ không hợp lệ: Một tình huống thường gặp là nhân viên thực hiện chi tiêu tại các cửa hàng hoặc đơn vị không cung cấp hóa đơn hợp pháp (Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn giá trị gia tăng). Sau đó, nhân viên lại cố gắng hoàn ứng bằng những hóa đơn không liên quan từ nhà cung cấp khác, điều này làm cho chứng từ hoàn ứng không thể được chấp nhận.

Thiếu sót chứng từ hoàn ứng:

Trong một số trường hợp, hồ sơ hoàn ứng có thể thiếu các tài liệu quan trọng như hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa hoặc các chữ ký cần thiết từ những người có trách nhiệm. Sự thiếu sót này sẽ làm cho hồ sơ hoàn ứng không đầy đủ và không thể được xử lý theo đúng quy định của công ty.

5.2 Kinh nghiệm giám sát, quản lý và xử lý tình trạng thiếu hồ sơ hoàn ứng

• Quản lý tài khoản 141 hiệu quả:
  • Cần theo dõi chi tiết từng khoản tạm ứng từ các đối tượng cụ thể, đặc biệt với doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực như sản xuất hoặc xây dựng.
  • Kế toán cần phân loại rõ ràng theo phân xưởng, công trình, dự án hoặc các yếu tố quản lý đặc thù khác để dễ dàng theo dõi.
  • Kiểm tra kỹ các mã vụ việc và dự án là rất quan trọng để tránh sai sót trong quá trình hạch toán.
  • Tạm ứng mới chỉ được cấp khi hoàn ứng từ lần trước đã được thực hiện đầy đủ, giúp đảm bảo nguồn vốn được sử dụng hợp lý.
• Chuẩn bị hồ sơ hoàn ứng trong hoạt động mua sắm:
  • Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ như đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hợp đồng, hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận và phiếu bảo hành.
  • Kế toán phải kiểm tra tính hợp lệ của tất cả các chứng từ để tránh trường hợp có sự không khớp giữa nơi đặt hàng và nguồn hóa đơn GTGT được sử dụng.
  • Điều này giúp tránh tình trạng sử dụng hóa đơn không hợp pháp, chẳng hạn từ các đơn vị đã bị khóa mã số thuế hoặc ngừng hoạt động, từ đó giảm thiểu các rủi ro về thuế cho doanh nghiệp.

Hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong các giao dịch thanh toán. Việc thực hiện quy trình hạch toán đúng đắn không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các khoản chi phí tạm ứng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu và thanh toán sau này.Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần sự hỗ trợ thêm về vấn đề này, đừng ngần ngại liên hệ với liên hệ với AZTAX qua số HOTLINE: 0932.383.089.