Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm

Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là một quy trình quan trọng và không thể thiếu trong công tác kế toán, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có nhu cầu điều chỉnh giá trị hóa đơn đã xuất trước đó. Điều này có thể xảy ra khi có sai sót trong việc lập hóa đơn, khi khách hàng trả lại hàng hóa hoặc khi các yếu tố giảm giá được áp dụng. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về cách thực hiện hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và tối ưu công tác kế toán một cách hiệu quả.

Nội Dung

1. Khái niệm hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm

Hóa đơn điều chỉnh giảm là biện pháp được thực hiện khi có sự sai sót trong các hóa đơn đã phát hành, đã kê khai thuế hoặc các giao dịch giữa bên bán và bên mua. Mục đích của hóa đơn điều chỉnh giảm là để sửa chữa các lỗi về giá trị hàng hóa, dịch vụ, thuế suất, đơn giá hay các sai sót khác có thể ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính.

Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là gì?

Căn cứ vào Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi phát hiện sai sót trong hóa đơn sau khi đã kê khai thuế, cả bên mua và bên bán cần lập biên bản điều chỉnh và phát hành hóa đơn điều chỉnh để sửa lỗi. Việc này không chỉ giúp điều chỉnh sổ sách kế toán mà còn bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trước cơ quan thuế.

Việc hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp duy trì sổ sách tài chính chính xác và tránh các vi phạm về thuế.

2. Quy định về điều chỉnh giảm doanh thu

Trong quá trình kinh doanh, không thể tránh khỏi những trường hợp như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại, và việc điều chỉnh giảm doanh thu trở thành một bước không thể thiếu để phản ánh đúng đắn về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Quy định về việc Điều chỉnh giảm doanh thu

Theo điểm b, khoản 1, Điều 81 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, các quy định về điều chỉnh giảm doanh thu được hướng dẫn như sau:

b) Việc điều chỉnh giảm doanh thu được thực hiện như sau:

– Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại phát sinh cùng kỳ tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa dịch vụ được điều chỉnh giảm doanh thu của kỳ phát sinh;

– Trường hợp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ từ các kỳ trước, đến kỳ sau mới phát sinh chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại thì doanh nghiệp được ghi giảm doanh thu theo nguyên tắc:

+ Nếu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ từ các kỳ trước, đến kỳ sau phải giảm giá, phải chiết khấu thương mại, bị trả lại nhưng phát sinh trước thời điểm phát hành Báo cáo tài chính, kế toán phải coi đây là một sự kiện cần điều chỉnh phát sinh sau ngày lập Bảng cân đối kế toán và ghi giảm doanh thu, trên Báo cáo tài chính của kỳ lập báo cáo (kỳ trước).

+ Trường hợp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ phải giảm giá, phải chiết khấu thương mại, bị trả lại sau thời điểm phát hành Báo cáo tài chính thì doanh nghiệp ghi giảm doanh thu của kỳ phát sinh (kỳ sau).

Theo đó, việc điều chỉnh được triển khai theo các quy định như sau:

Đối với các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hoặc hàng bán bị trả lại trong cùng kỳ tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, doanh thu sẽ được điều chỉnh giảm trong kỳ đó.
Nếu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ từ các kỳ trước và chiết khấu, giảm giá chỉ phát sinh sau khi Báo cáo tài chính đã được lập, doanh nghiệp cần điều chỉnh và ghi giảm doanh thu vào kỳ lập báo cáo trước đó.
Trường hợp chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hoặc hàng bán bị trả lại phát sinh sau khi Báo cáo tài chính đã được công bố, doanh nghiệp sẽ điều chỉnh và ghi giảm doanh thu trong kỳ phát sinh.

3. Hóa đơn điều chỉnh giảm phát sinh khi nào?

Có nhiều trường hợp dẫn đến việc phát hành hóa đơn điều chỉnh giảm. Các tình huống phổ biến bao gồm sai sót trong hóa đơn GTGT, chiết khấu thương mại, hoặc việc điều chỉnh giá trị công trình xây dựng trong quá trình quyết toán.

3.1 Khi phát hiện hóa đơn giá trị gia tăng viết bị sai

Hóa đơn GTGT có thể bị sai sót về nhiều yếu tố như mã số thuế, tên hàng hóa, đơn giá, thuế suất, số tiền thuế, hay thậm chí là các lỗi khác. Theo quy định tại Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn GTGT có sai sót sau khi đã kê khai thuế, các bên liên quan phải lập biên bản điều chỉnh và phát hành hóa đơn điều chỉnh. Các sai sót thường gặp bao gồm:

Mã số thuế của bên bán hoặc bên mua không chính xác.
Đơn giá, thuế suất, hoặc số tiền thuế bị sai.
Tên hàng hóa, dịch vụ không đúng với thực tế.

Việc phát hiện và điều chỉnh những sai sót này kịp thời giúp đảm bảo tính chính xác trong báo cáo thuế của doanh nghiệp.

3.2 Trường hợp doanh nghiệp bán hàng chiết khấu thương mại

Khi doanh nghiệp áp dụng chiết khấu thương mại cho các giao dịch bán hàng, nếu khoản chiết khấu này không được ghi nhận trong hóa đơn bán hàng ban đầu, doanh nghiệp cần phát hành hóa đơn điều chỉnh. Thông tư 39/2019/TT-BTC quy định rằng nếu chiết khấu phát sinh sau khi kết thúc kỳ chiết khấu, doanh nghiệp phải phát hành hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh và số tiền điều chỉnh.

Chiết khấu thương mại và các điều chỉnh liên quan đến giá trị hàng bán cần được thực hiện qua hóa đơn điều chỉnh để tránh sai sót trong báo cáo thuế và đảm bảo tính chính xác của sổ sách tài chính.

3.3 Trường hợp giảm giá vì quyết toán công ty xây dựng

Khi công trình xây dựng đã được quyết toán nhưng sau đó cơ quan thẩm quyền kiểm tra và thay đổi giá trị thanh toán, sẽ có hai tình huống cụ thể như sau:

Nếu quyết toán làm tăng giá trị thanh toán, bên B sẽ phát hành hóa đơn cho phần giá trị tăng thêm và cả hai bên sẽ hạch toán như bình thường.
Nếu giá trị thanh toán bị giảm, bên B sẽ lập hóa đơn điều chỉnh giảm, và cả hai bên sẽ thực hiện hạch toán tương tự như khi giảm giá bán hàng sau khi hàng đã được nhập.

Do đó, trong trường hợp thứ hai, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để đảm bảo số liệu kế toán được điều chỉnh chính xác.

4. Hướng dẫn chi tiết về hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm

Việc hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch trong báo cáo tài chính mà còn đảm bảo tuân thủ đúng các quy định về thuế và kế toán. Quy trình này đòi hỏi sự chính xác và cẩn trọng để tránh những sai sót trong việc ghi nhận doanh thu và chi phí.

Hướng dẫn cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm

4.1 Chiết khấu thương mại, giảm giá bán hàng thực tế

Khi hàng hóa hoặc sản phẩm đã bán phải giảm giá hoặc chiết khấu thương mại cho người mua (trong trường hợp người mua không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc áp dụng phương pháp trực tiếp tính thuế GTGT), kế toán ghi nhận khoản giảm giá vào các tài khoản sau:

Nợ TK 521 (5211, 5213)
Có các TK 111, 112, 131,…

Trong trường hợp sản phẩm, hàng hóa đã chiết khấu thương mại hoặc giảm giá cho người mua thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 521 (5211, 5213)
Nợ TK 3331 (thuế GTGT đầu ra được giảm)
Có các TK 111, 112, 131,…

4.2 Hàng bán bị trả lại

Đối với hàng hóa bị trả lại, cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm được thực hiện như sau:

Trường hợp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên:

Nợ TK 154
Nợ TK 155
Nợ TK 156
Có TK 632

Trường hợp sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ:

Nợ TK 611
Nợ TK 631
Có TK 632

Khi hàng hóa, sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 5212 (Giá bán chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 3331 (Thuế GTGT hàng bị trả lại)
Có các TK 111, 112, 131,…

Nếu hàng hóa, sản phẩm không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc áp dụng phương pháp trực tiếp, số tiền thanh toán với người mua về hàng bán bị trả lại được ghi nhận như sau:

Nợ TK 5212
Có các TK 111, 112, 131,…

Nếu có chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại, kế toán ghi:

Nợ TK 641
Có các TK 111, 112, 141, 334,…

4.3 Kết chuyển cuối kỳ

Cuối kỳ kế toán, tổng số giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ cần được kết chuyển sang tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, cụ thể như sau:

Nợ TK 511
Có TK 521

Các phương pháp hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm bên mua giúp doanh nghiệp điều chỉnh chính xác giá trị hàng hóa hoặc chi phí, đảm bảo tính hợp lý và tuân thủ các quy định kế toán.

5. Ví dụ về hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm

Việc áp dụng các tình huống vào công tác kế toán giúp bạn dễ dàng nhận diện và xử lý các vấn đề phát sinh, đồng thời hạn chế sai sót trong quá trình ghi nhận. Thực hành sẽ là chìa khóa giúp nâng cao kỹ năng hạch toán, đảm bảo doanh nghiệp luôn thực hiện đúng quy định và duy trì tính chính xác trong báo cáo tài chính.

Tình huống:

Công ty X chuyên cung cấp các sản phẩm điện tử. Vào tháng 12 năm 2024, công ty đã bán cho Công ty Y 50 chiếc điện thoại với giá bán mỗi chiếc 10 triệu đồng (chưa VAT). Tuy nhiên, sau khi xuất hóa đơn và giao hàng, Công ty X nhận thấy rằng giá trên hóa đơn đã bị ghi sai. Mức giá thực tế là 9 triệu đồng/chiếc (chưa VAT), do đó, Công ty X phải phát hành hóa đơn điều chỉnh giảm cho Công ty Y để sửa lại giá trị hóa đơn. Ngoài ra, Công ty Y đã thanh toán đầy đủ cho hóa đơn trước đó.

Thông tin chi tiết:

Số lượng: 50 chiếc điện thoại
Giá bán chưa VAT (trên hóa đơn cũ): 10 triệu đồng/chiếc
Giá bán thực tế chưa VAT: 9 triệu đồng/chiếc
Tổng giá trị hóa đơn ban đầu (chưa VAT): 50 * 10 triệu = 500 triệu đồng
Giá trị hóa đơn cần điều chỉnh (chưa VAT): 50 * (10 triệu – 9 triệu) = 50 triệu đồng
Thuế VAT (10%): 5 triệu đồng

Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh giảm

Công ty X sẽ phát hành hóa đơn điều chỉnh giảm với nội dung như sau:

Tổng giá trị điều chỉnh giảm: 50 triệu đồng (chưa VAT)
Thuế VAT giảm: 5 triệu đồng
Tổng giá trị cần điều chỉnh (bao gồm VAT): 55 triệu đồng

Hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ có thông tin sau:

Mã số thuế Công ty X: XXXXXX
Mã số thuế Công ty Y: YYYYYY
Ngày lập hóa đơn: 15/01/2025
Nội dung: Điều chỉnh giảm giá bán 50 chiếc điện thoại từ 10 triệu xuống 9 triệu đồng/chiếc

Bước 2: Hạch toán của Công ty X (bên bán)

Công ty X cần thực hiện các bút toán hạch toán giảm doanh thu và thuế đầu ra liên quan đến hóa đơn điều chỉnh giảm.

Giảm doanh thu bán hàng: Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng: 50 triệu đồng
Giảm thuế VAT đầu ra: Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: 5 triệu đồng
Ghi giảm công nợ phải thu từ Công ty Y: Có TK 131 – Phải thu của khách hàng: 55 triệu đồng

Bút toán của Công ty X:

Nợ TK 511: 50 triệu đồng
Nợ TK 3331: 5 triệu đồng
Có TK 131: 55 triệu đồng

Bước 3: Hạch toán của Công ty Y (bên mua)

Công ty Y sẽ thực hiện các bút toán để ghi giảm giá trị hàng hóa đã nhận và thuế VAT đầu vào.

Giảm giá trị hàng hóa nhập kho: Nợ TK 156 – Hàng hóa: 50 triệu đồng
Giảm thuế VAT đầu vào: Nợ TK 1331 – Thuế VAT được khấu trừ: 5 triệu đồng
Giảm công nợ phải trả cho Công ty X: Có TK 331 – Phải trả cho người bán: 55 triệu đồng

Bút toán của Công ty Y:

Nợ TK 156: 50 triệu đồng
Nợ TK 1331: 5 triệu đồng
Có TK 331: 55 triệu đồng

Thông qua ví dụ trên, ta có thể thấy rằng việc hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm được thực hiện đầy đủ và chính xác theo quy định của pháp luật. Việc này giúp công ty điều chỉnh lại các sai sót trong báo cáo tài chính và đảm bảo sự minh bạch trong quá trình giao dịch, đồng thời giúp công ty tuân thủ các quy định thuế một cách nghiêm ngặt.

6. Một số câu hỏi thường gặp về hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm

Câu hỏi 1: Hạch toán điều chỉnh giảm hóa đơn đầu vào có ý nghĩa thế nào?

Hạch toán điều chỉnh giảm hóa đơn đầu vào là quá trình sửa đổi các hóa đơn đã nhận để bảo đảm tính chính xác và tuân thủ quy định về thuế.
Quá trình này ảnh hưởng trực tiếp đến sổ sách tài chính của doanh nghiệp và nghĩa vụ thuế, giúp xác định đúng số tiền doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan thuế.
Hạch toán điều chỉnh giảm giúp doanh nghiệp sửa các sai sót trong hóa đơn, đồng thời đảm bảo các khoản chi phí và thuế GTGT được ghi nhận chính xác và tuân thủ các quy định hiện hành.

Câu hỏi 2: Thời điểm hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là khi nào?

Thời điểm hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm được quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC.
Theo đó, người bán có thể thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhóm hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế vào bất kỳ thời điểm nào, nhưng không muộn hơn ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT đối với hóa đơn điều chỉnh.

Câu hỏi 3. Cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm thế nào?

Bước 1: Ghi lý do điều chỉnh (Chọn hóa đơn gốc sai và lập hóa đơn điều chỉnh giảm, ghi rõ lý do điều chỉnh)
Bước 2: Cập nhật đầy đủ thông tin (Ghi các thông tin cần điều chỉnh như tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, thuế suất và thành tiền chưa thuế theo hướng dẫn tại công văn 1647/TCT-CS)
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn (Người bán ký số và gửi hóa đơn cho người mua hoặc cơ quan thuế nếu dùng hóa đơn có mã thuế)

Hy vọng rằng qua câu trả lời trên, bạn đã biết cách hạch toán và xử lý hoá đơn điều chỉnh giảm. Việc nắm vững các quy định và thực hiện chính xác sẽ giúp doanh nghiệp xử lý vấn đề thuế và hóa đơn một cách hợp lý, đồng thời bảo đảm sự minh bạch trong công tác kế toán và tuân thủ pháp luật.

Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là một quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính. Việc thực hiện đúng quy định khi điều chỉnh doanh thu hoặc chi phí không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót trong thuế và kế toán mà còn góp phần duy trì uy tín và tuân thủ các quy định của pháp luật. Nếu bạn cần tư vấn hoặc hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua số HOTLINE: 0932.383.089 để nhận được sự hỗ trợ tận tình từ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi.