Hạch toán kế toán là gì? Ngày hạch toán là gì?

Ngày hạch toán là gì và tại sao nó lại quan trọng trong công tác kế toán? Đây là câu hỏi mà nhiều người làm kế toán hay gặp phải khi xác định thời điểm ghi nhận các giao dịch tài chính. Việc chọn đúng ngày hạch toán sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và hợp lý trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu kỹ hơn về khái niệm này và hiểu rõ vai trò của nó trong quy trình kế toán qua bài viết dưới đây.

1. Hạch toán kế toán là gì?

Trong quá trình hạch toán, ta thường gặp ba loại chính: hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê và hạch toán kế toán. Hãy cùng khám phá sự khác biệt giữa ba hình thức hạch toán này:

• Hạch toán nghiệp vụ 

Hạch toán nghiệp vụ là quá trình ghi nhận các sự kiện kinh tế diễn ra trong hoạt động kinh doanh thường nhật của doanh nghiệp. Loại hạch toán này tập trung vào các giao dịch kinh doanh chính như mua hàng, bán hàng, chi phí, thu nhập và các hoạt động tài chính khác. Ví dụ, khi một cửa hàng bán một sản phẩm, họ sẽ ghi nhận doanh thu từ giao dịch bán hàng, đồng thời phản ánh các chi phí liên quan như giá vốn hàng bán hoặc chi phí quản lý.

• Hạch toán thống kê

Hạch toán thống kê liên quan đến việc ghi nhận các sự kiện kinh tế mang tính chất thống kê nhằm phục vụ quản lý và báo cáo. Loại hạch toán này nhấn mạnh vào việc thu thập và xử lý dữ liệu số liệu để hỗ trợ phân tích và quản lý.

Ví dụ: Doanh nghiệp có thể ghi nhận số lượng hàng tồn kho, tổng số nhân viên hoặc doanh số bán hàng theo khu vực cụ thể.

• Hạch toán kế toán

Hạch toán kế toán thường được biết đến như một khía cạnh quen thuộc trong doanh nghiệp. Vậy, hạch toán kế toán là gì? Đây là quá trình ghi nhận và xử lý các sự kiện kinh tế nhằm mục đích lập báo cáo tài chính. Loại hạch toán này tập trung vào các giao dịch ảnh hưởng đến tài sản, nợ, vốn và lợi nhuận của doanh nghiệp. Ví dụ điển hình bao gồm ghi nhận doanh thu, chi phí, các khoản phải trả, tiền mặt, tài sản cố định và các khoản phải thu.

Thông qua việc phân loại các hình thức hạch toán, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về vai trò của hạch toán trong việc quản lý hoạt động kinh doanh và báo cáo tài chính. Việc áp dụng đúng các loại hạch toán không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin tài chính mà còn hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra những quyết định chiến lược hiệu quả.

2. Ngày hạch toán kế toán thuế là ngày nào?

Ngày hạch toán là ngày kế toán tiến hành ghi nhận, thống kê và thực hiện các phép tính. Ngày này có thể không trùng khớp với ngày ghi trên chứng từ (chẳng hạn như hóa đơn, giấy tờ…).

Kế toán thuế là quá trình cơ quan thuế tiến hành thu thập, ghi nhận và phản ánh chi tiết các khoản thuế phát sinh trong hoạt động kinh doanh. Quá trình này bao gồm các khoản thuế phải thu, đã thu, còn nợ, các khoản thuế phải hoàn, đã hoàn, còn lại phải hoàn, cùng với các trường hợp miễn, giảm, khoanh nợ và xóa nợ.

Ngày hạch toán kế toán thuế là thời điểm ghi nhận và nhập dữ liệu liên quan đến kế toán thuế vào hệ thống kế toán chuyên biệt.

Phân hệ kế toán thuế là một phần mềm thuộc Hệ thống ứng dụng quản lý thuế, dùng để thực hiện công việc kế toán thuế theo quy định tại Thông tư 111/2021/TT-BTC, bao gồm việc tổng hợp thông tin về các khoản thuế phải thu, đã thu, còn phải thu, phải hoàn, đã hoàn, còn phải hoàn, miễn, giảm, khoanh nợ và xóa nợ từ các cơ quan thuế (bao gồm cả cơ quan thuế quản lý trực tiếp người nộp thuế, cơ quan thuế quản lý khoản thu và cơ quan thuế quản lý địa bàn nhận phân bổ), để nhập vào sổ kế toán thuế trên hệ thống phân hệ kế toán thuế.

(Tham khảo các quy định tại Điều 4, Điều 5, Điều 6 của Thông tư 111/2021/TT-BTC).

3. Bốn nguyên tắc hạch toán theo kỳ kế toán thuế

Theo khoản 2 Điều 8 Thông tư 111/2021/TT-BTC, nguyên tắc hạch toán theo kỳ kế toán thuế được quy định cụ thể như sau:

(1) Ngày hạch toán kế toán thuế: Ngày này được xác định là thời điểm kế toán thuế ghi nhận vào Phân hệ kế toán thuế.

(2) Ngày thu thập thông tin kế toán thuế: Việc thu thập thông tin đầu vào phải tuân thủ nguyên tắc thực hiện ngay trong ngày phát sinh nghiệp vụ quản lý thuế hoặc chậm nhất là ngày làm việc kế tiếp. Trong trường hợp ngày phát sinh là ngày nghỉ, thời điểm thu thập sẽ được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo.

(3) Điều chỉnh nghiệp vụ quản lý thuế trước thời điểm đóng kỳ kế toán thuế: Nếu trong giai đoạn lập báo cáo kế toán thuế phát sinh các điều chỉnh liên quan đến nghiệp vụ quản lý thuế của kỳ kế toán năm trước, việc điều chỉnh có thể được thực hiện vào kỳ kế toán thuế của năm trước đó, với điều kiện thực hiện trước thời điểm đóng kỳ kế toán thuế. Nguyên tắc xác định thông tin kế toán sẽ dựa trên quy định tại mục (1).

(4) Điều chỉnh sau thời điểm đóng kỳ kế toán thuế: Sau khi kỳ kế toán thuế đã đóng, việc điều chỉnh số liệu của kỳ kế toán thuế năm trước chỉ được thực hiện theo yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Điều này phải tuân theo quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 27 và khoản 2, khoản 3 Điều 30 Thông tư 111/2021/TT-BTC.

Kỳ kế toán thuế được xác định theo năm dương lịch, gọi là năm kế toán, gồm 4 ký tự có các điểm cụ thể sau:

• Kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm dương lịch.
• Đối với đơn vị kế toán thuế mới thành lập, kỳ kế toán thuế năm đầu tiên tính từ ngày quyết định thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập đến hết ngày 31 tháng 12 của năm dương lịch.
• Kỳ kế toán thuế cuối cùng của đơn vị kế toán thuế bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày trước ngày quyết định chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể đơn vị kế toán thuế có hiệu lực.
• Thời gian thực hiện kỳ kế toán thuế năm đầu tiên và năm cuối cùng được điều chỉnh theo quy định của Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành.

(Tham khảo Khoản 1 Điều 8 Thông tư 111/2021/TT-BTC).

4. Vai trò của hạch toán là gì?

Hạch toán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán của một tổ chức, không chỉ đơn thuần là công cụ ghi nhận và phân loại thông tin tài chính mà còn mang lại nhiều lợi ích to lớn khác:

• Hạch toán giúp xác định lợi nhuận và hiệu suất tài chính của doanh nghiệp. Bằng cách ghi nhận các khoản thu nhập và chi phí, ta có thể đánh giá lợi nhuận gộp từ việc kinh doanh sau khi khấu trừ chi phí sản xuất và các chi phí khác.
• Hạch toán cung cấp thông tin quan trọng cho quản lý tài chính và hỗ trợ trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh. Việc phân loại các tài khoản theo nhóm tài sản, nợ, vốn và doanh thu giúp quản lý theo dõi hiệu quả sử dụng tài sản, khả năng thanh toán nợ và cơ cấu vốn, từ đó đưa ra những quyết định đầu tư, tài chính và mở rộng hoặc cắt giảm hoạt động kinh doanh.
• Hạch toán đóng vai trò rất quan trọng trong việc tuân thủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn kế toán. Việc áp dụng những nguyên tắc và quy tắc kế toán chuẩn giúp bảo đảm tính chính xác và minh bạch của thông tin tài chính, đồng thời đảm bảo tổ chức tuân thủ đúng các quy định liên quan đến thuế và báo cáo tài chính.

Ví dụ: Một công ty bán hàng và thu tiền từ khách hàng. Thông qua quá trình hạch toán, các khoản thu tiền được ghi nhận vào tài khoản doanh thu và các khoản nợ phải thu từ khách hàng. Đồng thời, chi phí liên quan đến việc bán hàng (chi phí sản xuất, quảng cáo) cũng được ghi nhận. Từ việc phân loại và tổ chức thông tin này, công ty có thể đánh giá tổng doanh thu, lợi nhuận gộp và tình hình nợ phải thu từ khách hàng một cách chính xác và kịp thời.

5. Thời điểm chốt số liệu để lập báo cáo kế toán thuế là khi nào?

Theo quy định tại Điều 30 Thông tư 111/2021/TT-BTC, thời điểm chốt số liệu để lập báo cáo kế toán thuế chính là thời điểm đóng kỳ kế toán thuế.

Thời điểm đóng kỳ kế toán thuế được quy định rõ tại Điều 8 Thông tư 111/2021/TT-BTC.

Lưu ý quan trọng:

Điều chỉnh báo cáo kế toán thuế trước khi nộp, khi phát hiện sai sót sau thời điểm đóng kỳ kế toán thuế nhưng trước khi báo cáo được nộp cho cơ quan nhà nước, việc điều chỉnh được thực hiện như sau:

• Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền: Điều chỉnh số liệu của báo cáo năm trước dựa trên văn bản đề nghị, kèm theo thuyết minh chi tiết.
• Theo phát hiện từ cơ quan thuế: Việc điều chỉnh chỉ được thực hiện nếu có sự phê duyệt bằng văn bản từ Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế, đồng thời phải có phần thuyết minh cụ thể.

Điều chỉnh sau khi báo cáo đã được phê duyệt: Nếu báo cáo kế toán thuế đã được cơ quan nhà nước phê duyệt mà vẫn phát sinh yêu cầu điều chỉnh, các số liệu thuộc năm trước sẽ được điều chỉnh vào báo cáo của năm hiện tại.

6. Câu hỏi thường gặp về hạch toán?

6.1 Phân biệt Ngày hạch toán và ngày chứng từ?

• Ngày hạch toán là ngày quý khách hàng nhập liệu trên phần mềm
• Ngày chứng từ là ngày thực tế phát sinh trên chứng từ

6.2 Giá hạch toán là gì?

Giá hạch toán là mức giá được doanh nghiệp tự xác định cho sản phẩm hoặc nguyên liệu, có giá trị xấp xỉ với giá thực tế. Thông thường, giá này không bao gồm các yếu tố biến động giá như trượt giá.

6.3 Tỷ giá hạch toán là gì?

Tỷ giá hạch toán là mức tỷ giá được áp dụng để ghi nhận các khoản nợ và vốn bằng ngoại tệ của doanh nghiệp tại thời điểm hạch toán. Tỷ giá này có thể được thỏa thuận giữa các bên liên quan hoặc dựa trên tỷ giá do ngân hàng công bố tại một thời điểm cụ thể.

Trên đây là những chia sẻ từ AZTAX giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm “ngày hạch toán là gì” và tầm quan trọng của nó trong kế toán doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin này sẽ hỗ trợ bạn hiệu quả trong công việc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ kế toán, đừng ngần ngại liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089. AZTAX luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn!