
Hướng dẫn hạch toán tiền điện nước chi tiết
Hạch toán tiền điện là một phần quan trọng trong việc quản lý chi phí hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt đối với các công ty có quy mô lớn hoặc các cơ sở sản xuất, văn phòng cần sử dụng điện năng liên tục. Việc hạch toán tiền điện đúng cách cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hóa chi phí điện năng, đồng thời tránh những sai sót trong việc khai báo và quyết toán thuế. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Nội Dung
1. Chi phí tiền điện ghi nhận vào tài khoản nào?
Chi phí tiền điện là một khoản chi thiết yếu trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp, từ văn phòng hành chính đến nhà xưởng sản xuất. Tuy nhiên, việc ghi nhận chi phí tiền điện vào tài khoản nào để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với quy định kế toán lại là điều không phải ai cũng nắm rõ. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tính minh bạch trong báo cáo tài chính mà còn quyết định đến việc tuân thủ các quy định thuế.

Dưới đây là cách thức hạch toán chi phí tiền điện trong kế toán doanh nghiệp:
- Tài khoản hạch toán chính:
- Chi phí tiền điện thường được ghi nhận vào Tài khoản 642 – “Chi phí quản lý doanh nghiệp”.
- Đây là tài khoản dành riêng cho các khoản chi phí liên quan đến việc duy trì và vận hành văn phòng, cơ sở làm việc của công ty.
- Tài khoản con chi tiết:
- Cụ thể, chi phí tiền điện sẽ được hạch toán vào Tài khoản con 6423 – “Chi phí điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm”.
- Tài khoản này giúp ghi nhận các chi phí tiêu dùng trong hoạt động văn phòng, bao gồm tiền điện, nước và các chi phí khác như điện thoại, văn phòng phẩm.
Việc ghi chép chính xác vào các tài khoản trên sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý các khoản chi phí điện, nước trong quá trình hoạt động hàng ngày.
2. Hướng dẫn hạch toán chi phí điện, nước
Tùy thuộc vào tính chất sử dụng và quy mô doanh nghiệp, chi phí điện, nước có thể được hạch toán vào các tài khoản khác nhau, chẳng hạn như chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí sản xuất. Việc nắm vững cách hạch toán đúng sẽ giúp kế toán viên tránh sai sót, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật, đồng thời tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính cho doanh nghiệp.

Trường hợp 1:
Khi tất cả các khoản chi phí điện, nước được đứng tên doanh nghiệp, việc hạch toán sẽ được thực hiện theo quy trình bình thường, đồng thời thuế GTGT đầu vào sẽ được khấu trừ. Cụ thể, cách hạch toán như sau:
- Nợ: 627, 642, 641, …
- Nợ: 133
- Có: 111, 112, 331, …
Trường hợp 2:
Nếu các chi phí điện, nước, điện thoại không thuộc tên doanh nghiệp mà thuộc về cá nhân chủ sở hữu cơ sở cho thuê, thì trong hợp đồng cần ghi rõ trách nhiệm thanh toán chi phí sẽ thuộc về doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong trường hợp này, thuế GTGT không được khấu trừ và các chi phí này sẽ được tính vào chi phí của doanh nghiệp.
- Nợ: 627, 641, 642, …
- Có: 111, 112, 331, …
Lưu ý quan trọng:
Để có thể khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp cần đứng tên trên hóa đơn thanh toán các khoản chi phí điện, nước, điện thoại. Khi đó, thuế GTGT sẽ được khấu trừ giống như trong Trường hợp 1.
3. Doanh nghiệp có cần phát hành hóa đơn điện nước cho bên thuê không?
Trong hoạt động cho thuê văn phòng hoặc mặt bằng kinh doanh, một vấn đề thường gặp là chi phí điện, nước được doanh nghiệp thanh toán thay cho bên đi thuê. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không có đăng ký kinh doanh điện, nước, việc xuất hóa đơn cho khoản chi phí này thường gây ra nhiều băn khoăn. Liệu doanh nghiệp có bắt buộc phải xuất hóa đơn cho bên đi thuê khi trả chi phí điện, nước, hay đây là trường hợp ngoại lệ không cần hóa đơn?

Theo các quy định hiện hành, việc xuất hóa đơn đối với chi phí điện, nước thanh toán cho bên thuê được xác định căn cứ vào các điều khoản sau:
- Thông tư 26/2015/TT-BTC (Ngày 27/02/2015) sửa đổi Điểm b Khoản 1 Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC và bổ sung tại Khoản 3 Điều 5 của Thông tư 119/2014/TT-BTC, hướng dẫn về việc lập hóa đơn.
- Thông tư 96/2015/TT-BTC (Ngày 22/06/2015) sửa đổi Điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC liên quan đến chi phí tiền điện.
- Thông tư 219/2013/TT-BTC (Ngày 31/12/2013) quy định về các trường hợp không cần kê khai và nộp thuế GTGT.
Cụ thể, trong trường hợp doanh nghiệp cho thuê nhà xưởng và bên thuê thanh toán chi phí điện, nước, mà doanh nghiệp đã ký hợp đồng trực tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ điện, nước, việc xuất hóa đơn sẽ được thực hiện như sau:
- Doanh nghiệp cần phát hành hóa đơn GTGT với số lượng điện, nước thực tế mà bên thuê đã sử dụng, áp dụng theo giá và thuế suất được nhà cung cấp dịch vụ ghi trên hóa đơn.
- Hóa đơn cần ghi rõ nội dung: “Thu lại tiền điện/nước tháng …” để phân biệt khoản thu lại này.
Lưu ý, các khoản chi hộ tiền điện, nước không phải kê khai thuế GTGT và không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp, vì không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Bên thuê có thể dùng hóa đơn mà doanh nghiệp xuất để kê khai thuế GTGT và ghi nhận vào chi phí hợp lý khi tính thu nhập chịu thuế, theo quy định hiện hành.
4. Hóa đơn điện nước mang tên chủ nhà có được đưa vào chi phí không?
Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp thường sử dụng văn phòng đi thuê, kéo theo các hóa đơn điện, nước mang tên chủ nhà. Điều này khiến không ít kế toán băn khoăn liệu những hóa đơn này có được đưa vào chi phí hợp lý để tính thuế hay không. Đây là một vấn đề quan trọng vì việc ghi nhận và hạch toán chi phí điện, nước không chỉ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính mà còn tác động trực tiếp đến số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.

Theo Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, sửa đổi, bổ sung Điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC, quy định như sau:
“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:
2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
2.15. Chi phí tiền điện, nước liên quan đến các hợp đồng do chủ sở hữu là cá nhân hoặc hộ gia đình cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước, nếu không có đủ các chứng từ cần thiết, bao gồm:
a) Trường hợp doanh nghiệp thanh toán tiền điện, nước trực tiếp cho nhà cung cấp mà không có hóa đơn và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh.
b) Trường hợp doanh nghiệp thanh toán tiền điện, nước cho chủ sở hữu địa điểm mà không có chứng từ hợp lệ đối với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh.”
Để các chi phí tiền điện, nước khi thuê nhà được coi là hợp lý:
- Nếu doanh nghiệp thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp, cần có đầy đủ các tài liệu sau: Hợp đồng thuê nhà, hóa đơn tiền điện, nước và chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp.
- Nếu doanh nghiệp thanh toán cho chủ nhà, cần có các tài liệu sau: Hợp đồng thuê nhà, hóa đơn tiền điện, nước và chứng từ thanh toán số tiền thực tế cho chủ nhà.
Lưu ý quan trọng: Trong hợp đồng thuê nhà, cần ghi rõ bên nào sẽ chịu trách nhiệm thanh toán các chi phí điện, nước để đảm bảo các chi phí này hợp lý và được công nhận.
5. Hóa đơn tiền điện nước không mang tên DN, không được khấu trừ thuế GTGT
Theo quy định pháp luật, hóa đơn không mang tên doanh nghiệp thường không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT), gây ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn về cách xử lý hóa đơn loại này để vừa đảm bảo tính hợp lệ, vừa tối ưu hóa chi phí.

Theo Khoản 15 Điều 14 của Thông tư 219/2013/TT-BTC, quy định như sau:
“Điều 14: Nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào:
15. Cơ sở kinh doanh không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn không ghi hoặc ghi không chính xác các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, dẫn đến không xác định được người bán;
- Hóa đơn không ghi hoặc ghi không chính xác các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, dẫn đến không xác định được người mua.”
Vì vậy, nếu hóa đơn tiền điện, nước ghi tên chủ nhà thay vì tên doanh nghiệp, sẽ không đủ điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Hướng dẫn kê khai thuế GTGT:
- Kê khai giá trị mua vào tại chỉ tiêu 23 và tiền thuế GTGT tại chỉ tiêu 24 trên mẫu tờ khai thuế GTGT 01/GTGT.
- Không kê khai vào chỉ tiêu 25 vì không đủ điều kiện để khấu trừ thuế GTGT.
Đối với hóa đơn tiền điện, nước ghi tên chủ nhà:
- Hóa đơn sẽ được hạch toán vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
- Tuy nhiên, không được khấu trừ thuế GTGT từ hóa đơn này.
Để tránh rủi ro về thuế và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính, doanh nghiệp nên kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ các chứng từ liên quan, chẳng hạn như hợp đồng thuê, biên bản thỏa thuận hoặc các giấy tờ chứng minh chi phí phát sinh phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
Hạch toán tiền điện là một bước quan trọng trong công tác kế toán, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí vận hành một cách hiệu quả. Việc thực hiện đúng quy trình hạch toán không chỉ giúp tối ưu hóa quản lý chi phí mà còn tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật, giảm thiểu rủi ro về thuế và tài chính. Hy vọng những hướng dẫn trong bài viết đã giúp bạn nắm rõ cách hạch toán tiền điện một cách chính xác và phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Nếu bạn cần thêm sự hỗ trợ hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua hotline 0932.383.089 để được tư vấn chi tiết và giải đáp kịp thời.