Hướng dẫn cách hạch toán hoa hồng đại lý theo quy định mới nhất

Hướng dẫn hạch toán hoa hồng đại lý

Bảo hiểm xã hội

Hạch toán hoa hồng đại lý không chỉ đơn thuần là việc ghi nhận một khoản chi phí mà còn phản ánh cách doanh nghiệp vận hành và quản lý các mối quan hệ kinh doanh. Vậy việc hạch toán này cần lưu ý những gì? Làm thế nào để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong quá trình thực hiện? Bài viết dưới đây AZTAX sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này.

1. Hoa hồng đại lý là gì?

Hoa hồng đại lý, hay còn được gọi là thù lao dành cho đại lý, là khoản chi phí mà bên giao hàng trả cho bên đại lý dựa trên các dịch vụ đã được cung cấp. Số tiền này được xác định theo tính chất và khối lượng công việc được quy định rõ ràng trong hợp đồng giữa hai bên.

Thế nào là hoa hồng đại lý
Thế nào là hoa hồng đại lý

Các doanh nghiệp thường sử dụng các cách tính như:

  • Tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá mua hoặc giá bán.
  • Trích phần trăm dựa trên doanh thu vượt qua ngưỡng tiêu chuẩn.
  • Áp dụng cho từng dự án cụ thể.
  • Xác định theo thâm niên hợp tác của đại lý.

Phương thức đại lý bán hàng theo đúng giá và nhận hoa hồng là một cách phổ biến hiện nay để khuyến khích và đánh giá hiệu quả làm việc của đại lý.

2. Một số lưu ý về hoa hồng đại lý

Một số lưu ý về hoa hồng đại lý
Một số lưu ý về hoa hồng đại lý

Hoa hồng đại lý phải viết hóa đơn

Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn, bao gồm cả các trường hợp như hàng hóa hoặc dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu, hoặc sử dụng cho mục đích biếu, tặng, trả thay lương cho nhân viên.

(Theo Điểm b Khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC).

Hoa hồng đại lý là khoản thù lao mà bên đại lý nhận được từ việc thực hiện bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ thay cho bên giao đại lý. Khoản tiền này được xem là doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ của bên đại lý. Do đó, bên đại lý cần xuất hóa đơn cho khoản hoa hồng này, trong đó ghi rõ nội dung “hoa hồng đại lý”.

Phía bên giao đại lý sẽ kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và hạch toán khoản hoa hồng này vào chi phí bán hàng.

Hoa hồng đại lý thuộc diện chịu thuế GTGT

Theo quy định, đối tượng chịu thuế GTGT bao gồm tất cả hàng hóa và dịch vụ sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và tiêu dùng tại Việt Nam (kể cả hàng hóa, dịch vụ được mua từ tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài), ngoại trừ các trường hợp không chịu thuế được nêu rõ tại Điều 4 Thông tư 219/2013/TT-BTC.

(Theo Điều 2 Thông tư 219/2013/TT-BTC).

Do đó, hoa hồng đại lý không thuộc 26 trường hợp được miễn thuế GTGT quy định tại Điều 4 Thông tư 219/2013/TT-BTC. Vì vậy, khoản hoa hồng này phải chịu thuế GTGT.

Mức thuế suất GTGT áp dụng cho hoa hồng đại lý là 10%

Theo Điều 11 Thông tư 219/2013/TT-BTC, hoa hồng đại lý được áp dụng mức thuế suất GTGT là 10%.

Có cần kê khai thuế GTGT cho hoa hồng đại lý không?

Đối với đại lý thực hiện bán hoặc thu mua hàng hóa, dịch vụ theo hình thức đúng giá và hưởng hoa hồng, không cần kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) cho hàng hóa, dịch vụ bán đại lý hoặc hàng hóa thu mua qua đại lý. Tuy nhiên, doanh thu từ hoa hồng đại lý mà đại lý được hưởng thì bắt buộc phải kê khai thuế GTGT.

Trong trường hợp áp dụng các hình thức đại lý khác, người nộp thuế phải kê khai thuế GTGT không chỉ cho hàng hóa, dịch vụ bán hoặc thu mua đại lý mà còn cho cả khoản thù lao đại lý được nhận.

(Theo Điểm a Khoản 3 Điều 1 Thông tư 119/2014/TT-BTC, sửa đổi Điểm a Khoản 8 Điều 11 Thông tư 156/2013/TT-BTC).

Các trường hợp không cần kê khai và nộp thuế GTGT

Theo quy định pháp luật hiện hành, hoa hồng đại lý là khoản thu nhập thuộc phạm vi áp dụng thuế GTGT. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, hoa hồng đại lý sẽ không phải kê khai hoặc nộp thuế GTGT, cụ thể như sau:

  • Hoa hồng từ hoạt động đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng trong các lĩnh vực như: bưu chính, viễn thông, kinh doanh vé xổ số, vé máy bay, vé ô tô, vé tàu hỏa, vé tàu thủy; đại lý vận tải quốc tế; đại lý thuộc ngành hàng không hoặc hàng hải với thuế suất GTGT 0%; đại lý phân phối bảo hiểm.
  • Hoa hồng đại lý nhận được từ việc kinh doanh hàng hóa và dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT.

Căn cứ pháp lý: Điểm đ, e, Khoản 7, Điều 5, Thông tư 219/TT-BTC.

3. Hướng dẫn hạch toán hoa hồng đại lý

Cách hạch toán hoa hồng đại lý như thế nào?
Cách hạch toán hoa hồng đại lý như thế nào?

3.1 Hạch toán hoa hồng bán hàng đại lý bán đúng giá

Khi nhận hàng để bán theo hình thức đại lý với mức giá cố định và hưởng hoa hồng, doanh nghiệp cần theo dõi và ghi chép chi tiết về giá trị hàng hóa nhận được trong phần thuyết minh của Báo cáo tài chính. Sau khi hàng hóa được bán, kế toán dựa vào Hoá đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng và các chứng từ liên quan để phản ánh khoản tiền phải trả cho bên giao hàng. Ghi chép sẽ bao gồm:

  • Nợ các TK 111, 112, 131, …
  • Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).

Khi tính toán doanh thu hoa hồng đại lý được hưởng, thực hiện các bút toán sau:

  • Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán.
  • Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).

Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng, ghi:

  • Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán.
  • Có TK 111, 112.

3.2 Bên giao hàng bán cho đại lý

Khi xuất kho hàng hóa để giao cho các đại lý, cần lập Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Dựa trên phiếu này, ghi chép vào sổ sách như sau:

  • Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán.
  • Có các TK 155, 156.

Khi hàng hóa được bán bởi đại lý, kế toán ghi nhận:

  • Nợ các TK 111, 112, 131, … (theo tổng giá thanh toán).
  • Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).

Đồng thời, phản ánh giá vốn hàng bán bằng cách ghi:

  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
  • Có TK 157 – Hàng gửi đi bán.

Đối với số tiền hoa hồng phải trả cho đại lý, ghi:

  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (hoa hồng đại lý trước thuế GTGT).
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331).
  • Có các TK 111, 112, 131, …

3.3 Hạch toán bán hàng qua đại lý không đúng giá

Khi thực hiện hạch toán cho các giao dịch bán hàng qua đại lý không đúng giá, cần chú ý các bước sau:

Khi xuất kho hàng hóa để giao cho đại lý:

  • Lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
  • Ghi sổ:
    • Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán.
    • Có TK 155, 156 – Hàng tồn kho.

Khi hàng hóa được bán bởi đại lý:

  • Lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
  • Ghi sổ:
    • Nợ TK 111, 112, 131 (hoặc các tài khoản liên quan) – Tổng giá thanh toán.
    • Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.
    • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).

Phản ánh giá vốn hàng bán:

  • Ghi sổ:
    • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
    • Có TK 157 – Hàng gửi đi bán.

Khi xác định và thanh toán hoa hồng cho đại lý:

  • Ghi sổ:
    • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (hoa hồng đại lý trước thuế GTGT).
    • Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào (nếu có).
    • Có TK 111, 112, 131 (hoặc các tài khoản liên quan) – Số tiền hoa hồng phải trả.

Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng:

  • Ghi sổ:
    • Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán.
    • Có TK 111, 112 – Tiền thanh toán.

4. Bài tập hạch toán hoa hồng đại lý

Bài tập hạch toán hoa hồng đại lý
Bài tập hạch toán hoa hồng đại lý

Bên giao đại lý: Công ty TNHH Thực phẩm Sạch Việt
Bên đại lý: Công ty Cổ phần Thương mại Đạt An

Công ty Thực phẩm Sạch Việt và Công ty Đạt An ký hợp đồng đại lý bán sản phẩm nước ép trái cây nguyên chất với điều kiện bán đúng giá và hoa hồng. Các điều khoản hợp đồng bao gồm:

  • Giá vốn sản phẩm nước ép: 15.000 đồng/sản phẩm.
  • Giá bán cho Công ty Đạt An: 40.000 đồng/sản phẩm (chưa bao gồm VAT 10%).
  • Hoa hồng đại lý: 15% giá bán chưa thuế.
  • Thưởng vượt mốc doanh số: 4% doanh thu vượt mức 250 triệu đồng.

Trong tháng 11/2021, Công ty Đạt An bán được 8.000 sản phẩm nước ép. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán như sau:

Bên giao đại lý: Công ty TNHH Thực phẩm Sạch Việt

  • Xuất hàng gửi bán:
    • Nợ TK 157: 8.000 x 15.000 = 120.000.000 đồng
    • Có TK 156: 120.000.000 đồng
  • Doanh thu bán hàng:
    • Nợ TK 111, 112, 131: 352.000.000 đồng
    • Có TK 511: 8.000 x 40.000 = 320.000.000 đồng
    • Có TK 3331: 32.000.000 đồng
  • Chi phí hoa hồng phải trả:
    • Nợ TK 641: 15% x 320.000.000 = 48.000.000 đồng
    • Nợ TK 133: 10% x 48.000.000 = 4.800.000 đồng
    • Có TK 111, 112, 131: 52.800.000 đồng
  • Ghi nhận giá vốn hàng bán:
    • Nợ TK 632: 120.000.000 đồng
    • Có TK 157: 120.000.000 đồng
  • Thưởng vượt doanh số cho Công ty Đạt An:
    • Chiết khấu thương mại:
      • Nợ TK 511: 800.000 đồng
      • Có TK 521: 800.000 đồng
    • Chi trả cho đại lý:
      • Nợ TK 521: 800.000 đồng
      • Có TK 111, 112, 131: 800.000 đồng

Bên đại lý: Công ty Cổ phần Thương mại Đạt An

  • Số tiền phải trả cho bên giao đại lý:
    • Nợ TK 111, 112, 131: 352.000.000 đồng
    • Có TK 331: 352.000.000 đồng
  • Xuất hóa đơn doanh thu hoa hồng đại lý:
    • Nợ TK 331: 52.800.000 đồng
    • Có TK 511: 48.000.000 đồng
    • Có TK 3331: 4.800.000 đồng
  • Ghi nhận phần thưởng doanh số vượt:
    • Nợ TK 111, 112, 331: 800.000 đồng
    • Có TK 511 (hoặc 711): 800.000 đồng

Lưu ý:

Thưởng vượt doanh số được tính dựa trên số lượng hàng bán vượt mức quy định. Đối với bên giao đại lý, khoản thưởng này là chiết khấu thương mại và làm giảm doanh thu.
Đối với bên nhận đại lý, nếu khoản thưởng vượt mốc có trong hợp đồng, đây sẽ là doanh thu biến đổi và được ghi nhận vào tài khoản doanh thu (TK 511). Nếu không có trong hợp đồng và phát sinh theo chương trình của bên giao đại lý, đây sẽ được coi là doanh thu bất thường, ghi vào tài khoản 711.

  • Trả tiền hàng cho đại lý sau khi trừ công nợ:
    • Nợ TK 331: 352.000.000 – 52.800.000 – 800.000 = 298.400.000 đồng
    • Có TK 111, 112: 298.400.000 đồng

5. Hướng dẫn cách kê khai với doanh thu bán hàng hưởng hoa hồng

Hướng dẫn cách kê khai với doanh thu bán hàng hưởng hoa hồng
Hướng dẫn cách kê khai với doanh thu bán hàng hưởng hoa hồng

Theo Điểm a Khoản 3 Điều 1 Thông tư 119/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung điểm a Khoản 8 Điều 11 Thông tư 156/2013/TT-BTC), quy định như sau:

  • Đối với hàng hóa và dịch vụ bán theo hình thức “bán đúng giá hưởng hoa hồng”, đại lý không cần kê khai thuế GTGT. Trách nhiệm kê khai thuế GTGT thuộc về bên giao hàng cho đại lý. Tuy nhiên, đại lý cần kê khai thuế GTGT đối với doanh thu hoa hồng nhận được. Đại lý phải xuất một hóa đơn cho doanh nghiệp giao hàng, ghi rõ “Hoa hồng đại lý bán đúng giá theo quy định của chủ hàng gửi bán” với thuế suất 10%.
  • Đối với các hình thức đại lý khác, người nộp thuế phải kê khai thuế GTGT cho cả hàng hóa, dịch vụ bán qua đại lý và hoa hồng đại lý nhận được.

6. Một số thông tin cần biết về hoạt động đại lý và hoa hồng đại lý

Một số thông tin cần biết về hoạt động đại lý và hoa hồng đại lý
Một số thông tin cần biết về hoạt động đại lý và hoa hồng đại lý

6.1 Hoạt động đại lý là gì?

Theo Điều 166 của Luật Thương mại 2005, đại lý thương mại là một hình thức hoạt động thương mại, trong đó bên giao đại lý và bên đại lý thống nhất để bên đại lý thực hiện việc mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nhân danh mình, nhằm nhận thù lao.

Trong hoạt động đại lý:

  • Bên giao đại lý đóng vai trò là thương nhân, cung cấp hàng hóa để đại lý bán, hoặc giao tiền cho đại lý để mua hàng, hoặc ủy quyền cho đại lý thực hiện dịch vụ.
  • Bên đại lý là thương nhân nhận hàng hóa để bán, nhận tiền để mua hàng, hoặc nhận ủy quyền để cung cấp dịch vụ.

6.2 Các hình thức hoạt động đại lý

  • Đại lý bao tiêu: Trong hình thức này, bên đại lý đảm nhiệm việc mua bán toàn bộ khối lượng hàng hóa hoặc cung cấp đầy đủ dịch vụ cho bên giao đại lý. Bên giao đại lý có quyền xác định giá giao hàng cho đại lý, trong khi đại lý có quyền tự quyết định giá bán cho khách hàng. Điều này giải thích tại sao cùng một sản phẩm chính hãng có thể có giá khác nhau ở các đại lý khác nhau.
  • Đại lý độc quyền: Theo hình thức này, bên giao đại lý chỉ hợp tác với một đại lý duy nhất để mua bán một hoặc một số mặt hàng, hoặc cung cấp dịch vụ cụ thể trong một khu vực địa lý nhất định. Điều này tạo điều kiện cho đại lý hoạt động mà không phải cạnh tranh với các đại lý khác thuộc cùng bên giao đại lý.
  • Tổng đại lý: Bên đại lý thiết lập một hệ thống đại lý trực thuộc để thực hiện việc mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho bên giao đại lý. Tổng đại lý đại diện cho toàn bộ hệ thống đại lý trực thuộc, điều hành và quản lý các đại lý này dưới danh nghĩa của mình. Hình thức tổng đại lý giúp bên giao đại lý giảm số lượng đầu mối cần quản lý, đồng thời mở rộng mạng lưới phân phối và cung ứng dịch vụ trên phạm vi rộng với số lượng lớn.

6.3 Thù lao đại lý

Thù lao đại lý là khoản tiền mà đại lý nhận được sau khi hoàn thành các dịch vụ theo các điều khoản và khối lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Thù lao đại lý có thể được trả theo hai hình thức chính:

  • Chênh lệch giá: Được áp dụng khi bên giao đại lý không quy định giá cụ thể cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà chỉ xác định giá giao cho đại lý. Trong trường hợp này, đại lý hưởng chênh lệch giữa giá bán hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng và giá do bên giao đại lý ấn định.
  • Hoa hồng đại lý: Khi bên giao đại lý quy định giá mua, giá bán hàng hóa hoặc giá cung cấp dịch vụ cho khách hàng, đại lý sẽ nhận hoa hồng tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá mua, giá bán hoặc giá cung cấp dịch vụ. Tỷ lệ hoa hồng này được thống nhất trước trong hợp đồng.

Hạch toán hoa hồng đại lý là một nội dung quan trọng giúp tối ưu hiệu quả kinh doanh, và AZTAX hy vọng những thông tin vừa chia sẻ đã mang lại giá trị thiết thực cho bạn. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng các nghiệp vụ kinh tế trong mô hình đại lý bán đúng giá không chỉ giúp bạn tháo gỡ khó khăn mà còn tạo nền tảng vững chắc cho thành công. Nếu bạn cần tư vấn chuyên sâu hoặc hỗ trợ về dịch vụ kế toán – thuế, đừng ngần ngại liên hệ AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn!