
Hướng dẫn hạch toán hàng mẫu không thu tiền
Hạch toán hàng mẫu không thu tiền là một trong những nghiệp vụ quan trọng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và thương mại. Việc cung cấp hàng mẫu miễn phí không chỉ giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng, xây dựng thương hiệu mà còn là một chiến lược tiếp thị hiệu quả để thúc đẩy doanh thu trong tương lai. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán hàng mẫu không thu tiền, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Nội Dung
1. Hàng hóa dùng làm hàng mẫu thì có phải lập hóa đơn không?
Mặc dù hàng mẫu được cấp miễn phí với mục đích quảng bá sản phẩm, nhưng việc lập hóa đơn hay không còn tùy thuộc vào các yếu tố cụ thể như giá trị hàng hóa, mục đích sử dụng và các quy định pháp lý hiện hành. Việc này không chỉ liên quan đến quy định thuế mà còn ảnh hưởng đến cách thức hạch toán chi phí và doanh thu trong sổ sách kế toán.

Quy định về việc lập hóa đơn cho hàng hóa sử dụng làm hàng mẫu được miêu tả chi tiết tại điều 4, khoản 1 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
“Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”
Do đó, theo quy định đó, hàng hóa khi sử dụng làm hàng mẫu vẫn phải có hóa đơn đi kèm.
2. Cách hạch toán hàng mẫu không thu tiền
Khi thực hiện hạch toán hàng mẫu không thu tiền, doanh nghiệp cần xác định rõ các yếu tố như giá trị của hàng mẫu, phương thức ghi nhận chi phí, cũng như cách thức xử lý khi hàng mẫu không có giao dịch thanh toán. Việc thực hiện đúng quy trình hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được chi phí hiệu quả, đồng thời tuân thủ các quy định thuế và tránh các rủi ro về pháp lý.

2.1 Hạch toán nhận hàng mẫu không thanh toán (hàng trong nước)
Khi doanh nghiệp muốn ra mắt sản phẩm mới, họ thường chọn cách tặng mẫu thử hoặc khuyến mại cho khách hàng mà không yêu cầu thanh toán hoặc gắn liền với các điều kiện khác (như mua thêm sản phẩm). Trong trường hợp này, kế toán sẽ được thực hiện theo các bước sau:
- Nợ vào tài khoản 641: Chi phí sản xuất sản phẩm, giá vốn hàng hóa (Theo thông tư 200).
- Có vào các tài khoản 155, 156: Trị giá hàng sản phẩm, hàng hóa dùng làm mẫu, hàng khuyến mại.
2.2 Hạch toán hàng mẫu nhập khẩu (Hàng phi mậu dịch)
Trên thực tế, không phải mọi hàng mẫu đều là sản phẩm nội địa; trong nhiều trường hợp, hàng mẫu có thể là hàng nhập khẩu (hay còn gọi là hàng phi mậu dịch). Dưới đây là phương pháp hạch toán đối với hàng mẫu nhập khẩu:
Đối với nộp thuế:
- Ghi nợ vào tài khoản 3333.
- Ghi nợ vào tài khoản 333312.
- Ghi có vào tài khoản 1111 (hoặc 1121).
Đối với hạch toán chi phí:
- Ghi nợ vào tài khoản 642.
- Ghi có vào tài khoản 3333.
- Ghi có vào tài khoản 33312.
- Ghi có vào tài khoản 1111 (hoặc 1121).
Đối với hạch toán thu nhập:
- Ghi nợ vào tài khoản 211 (hoặc 152, 156,…).
- Ghi có vào tài khoản 711.
2.3 Hạch toán hàng mẫu xuất khẩu không thu tiền
Khi doanh nghiệp xuất khẩu hàng mẫu miễn phí cho khách hàng mà không thu tiền, việc hạch toán cần thực hiện đúng theo quy định về kế toán và thuế của pháp luật Việt Nam. Dưới đây là quy trình hạch toán chi tiết cho trường hợp này:
Khi xuất khẩu hàng mẫu:
- Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): Ghi nhận giá trị hàng mẫu xuất khẩu.
- Có TK 155 (Thành phẩm) hoặc TK 156 (Hàng hóa): Ghi nhận giá trị hàng mẫu xuất khẩu.
Lưu ý: Hàng mẫu xuất khẩu thường được hạch toán vào chi phí bán hàng, vì không mang lại doanh thu trực tiếp. Để hợp lệ, cần lập biên bản ghi nhận hàng mẫu xuất khẩu làm căn cứ hạch toán.
Khi phát sinh chi phí liên quan đến xuất khẩu hàng mẫu:
- Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): Ghi nhận các chi phí liên quan như vận chuyển, bảo hiểm, bốc dỡ, v.v.
- Có TK 111, 112, 331: Ghi nhận số tiền thanh toán các chi phí trên.
Thuế giá trị gia tăng (GTGT):
- Dù hàng mẫu xuất khẩu không thu tiền, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn và kê khai thuế như đối với hàng hóa thông thường.
- Thuế GTGT đối với hàng mẫu xuất khẩu không thu tiền sẽ áp dụng mức thuế suất 0%, nghĩa là doanh nghiệp không phải nộp thuế cho các sản phẩm này.
Kê khai thuế:
- Hàng mẫu xuất khẩu cần được kê khai trong bảng kê khai hàng hóa, dịch vụ không thu tiền, và kê khai thuế GTGT với thuế suất 0%.
Việc thực hiện đầy đủ các bước này giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các hoạt động xuất khẩu hàng mẫu.
3. Hạch toán hàng khuyến mãi không thu tiền
Việc không thu tiền đối với hàng khuyến mãi không đồng nghĩa với việc bỏ qua các quy trình kế toán, mà trái lại, doanh nghiệp cần ghi nhận đúng giá trị của các sản phẩm này để đảm bảo mọi nghiệp vụ được xử lý một cách hợp lý.

3.1 Hạch toán hàng khuyến mại không thu tiền tại bên bán
Dưới đây là các bước hạch toán đối với hàng khuyến mại không thu tiền theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC. Nếu doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133, thay vì TK 641, kế toán sẽ sử dụng TK 6421.
Hạch toán khi hàng khuyến mại đã đăng ký với Sở Công thương
Trường hợp này không cần phải tính thuế GTGT đầu ra.
- Trường hợp 1: Khi hàng khuyến mại không thu tiền và không đi kèm với bất kỳ điều kiện nào:
- Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): Ghi nhận giá trị hàng khuyến mại.
- Có TK 155 (Thành phẩm), 156 (Hàng hóa): Ghi nhận giá trị hàng khuyến mại.
- Trường hợp 2: Khi hàng khuyến mại có điều kiện kèm theo:
- Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán): Ghi nhận giá trị hàng khuyến mại vào giá vốn hàng bán.
- Có TK 155 (Thành phẩm), 156 (Hàng hóa): Ghi nhận giá trị hàng khuyến mại.
Sau khi hạch toán vào giá vốn, kế toán cần phân bổ doanh thu cho cả hàng bán và hàng khuyến mại.
Hạch toán khi hàng khuyến mại không đăng ký với Sở Công thương
Nếu hàng khuyến mại không đăng ký với Sở Công thương, doanh nghiệp cần kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra giống như đối với các giao dịch bán hàng thông thường. Thuế GTGT đầu ra này sẽ được tính vào chi phí bán hàng hoặc giá vốn hàng bán.
- Trường hợp 1: Khi hàng khuyến mại không thu tiền và không có điều kiện kèm theo:
- Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): Ghi nhận giá trị hàng khuyến mại.
- Có TK 155 (Thành phẩm), 156 (Hàng hóa): Ghi nhận giá trị hàng khuyến mại.
- Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp): Ghi nhận thuế GTGT đầu ra.
- Trường hợp 2: Khi hàng khuyến mại có điều kiện kèm theo:
- Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán): Ghi nhận giá trị hàng khuyến mại vào giá vốn hàng bán.
- Có TK 155 (Thành phẩm), 156 (Hàng hóa): Ghi nhận giá trị hàng khuyến mại.
- Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp): Ghi nhận thuế GTGT đầu ra.
Sau đó, kế toán phân bổ doanh thu cho cả hàng bán và hàng khuyến mại.
3.2 Hạch toán hàng khuyến mại không thu tiền tại bên mua
Khi bên mua nhận được hàng khuyến mại, quy trình hạch toán sẽ như sau:
- Hàng khuyến mại không có điều kiện kèm theo:
- Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), 153 (Công cụ dụng cụ), 156 (Hàng hóa): Ghi nhận giá trị hàng khuyến mại theo mức giá hợp lý.
- Có TK 711 (Thu nhập khác): Ghi nhận giá trị hàng khuyến mại.
- Hàng khuyến mại có điều kiện kèm theo:
- Nợ TK 152, 153, 156, 211: Ghi nhận giá trị hàng mua sau khi trừ đi giá trị hàng khuyến mại.
- Nợ TK 152, 153, 156, 211: Ghi nhận giá trị hàng khuyến mại theo giá hợp lý.
- Có TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi), 131 (Phải thu khách hàng): Ghi nhận số tiền thanh toán.
Cách xác định giá trị hàng khuyến mại:
- Nếu hàng mua và hàng khuyến mại giống nhau (ví dụ: mua 1 tặng 1, mua 2 tặng 1), giá trị của hàng khuyến mại được tính bằng tổng số tiền thanh toán chia cho tổng số sản phẩm nhận được.
- Nếu hàng mua và hàng khuyến mại khác nhau (ví dụ: tặng kèm sản phẩm khác), giá trị hàng khuyến mại sẽ được tính theo giá niêm yết hoặc giá trị thị trường tại thời điểm giao dịch.
3.3 Hạch toán hàng khuyến mại không thu tiền tại đại lý, nhà phân phối
Khi đại lý hoặc nhà phân phối nhận hàng khuyến mại không thu tiền và nhập kho, họ cần theo dõi số lượng hàng trong hệ thống và báo cáo đầy đủ trong Bản thuyết minh Báo cáo tài chính. Nếu còn tồn kho sau chương trình khuyến mại và không cần trả lại cho nhà sản xuất, hạch toán như sau:
- Nợ TK 156 (Hàng hóa): Ghi nhận giá trị hàng khuyến mại nhập kho.
- Có TK 711 (Thu nhập khác): Ghi nhận giá trị hàng khuyến mại.
4. Thời điểm nào cần lập hóa đơn hàng mẫu?
Mặc dù hàng mẫu được cấp miễn phí nhằm mục đích quảng bá và giới thiệu sản phẩm, nhưng trong một số trường hợp, việc lập hóa đơn là bắt buộc theo quy định của pháp luật. Việc xác định đúng thời điểm và lý do cần lập hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ các quy định thuế mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác quản lý tài chính.

Quy định về thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp hàng mẫu cho khách hàng dùng thử được miêu tả chi tiết tại điều 9, khoản 1 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
“Thời điểm lập hóa đơn
1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.”
Do đó, theo quy định đó, thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp hàng mẫu để khách hàng dùng thử là khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho khách hàng.
5. Cách xuất hóa đơn cho hàng mẫu và hàng khuyến mãi không thu tiền
Không giống như hàng hóa bán ra thông thường, việc xuất hóa đơn cho hàng mẫu và hàng khuyến mãi đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững các quy định cụ thể để không gặp phải những vấn đề phát sinh liên quan đến việc kê khai thuế hay xử lý các giao dịch miễn phí.

Khi xuất hóa đơn cho hàng mẫu hoặc hàng khuyến mãi không thu tiền, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để tuân thủ đúng quy định pháp luật:
Lập hóa đơn
- Loại hóa đơn: Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng mẫu hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường.
- Thông tin cần ghi trên hóa đơn:
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Cần ghi rõ “Hàng mẫu không thu tiền” và mô tả chi tiết về loại hàng hóa được xuất khẩu.
- Số lượng: Ghi số lượng cụ thể của hàng mẫu.
- Đơn giá: Mặc dù là hàng mẫu không thu tiền, bạn có thể ghi đơn giá là 0 đồng.
- Thành tiền: Cần ghi số tiền tương ứng với giá trị hàng mẫu. Nếu không thu tiền, ghi là 0 đồng.
- Thuế suất GTGT: Ghi rõ “0%”, vì hàng mẫu xuất khẩu không chịu thuế hoặc áp dụng thuế suất 0%.
Ghi chú trên hóa đơn
- Ghi chú: Phần ghi chú trên hóa đơn nên ghi rõ: “Hàng mẫu không thu tiền theo quy định của pháp luật”.
Kê khai thuế
- Dù hàng mẫu không thu tiền, bạn vẫn cần kê khai vào tờ khai thuế GTGT. Đặc biệt, với hàng mẫu xuất khẩu áp dụng thuế suất 0%, bạn cần kê khai vào bảng kê hàng hóa, dịch vụ không thu tiền trong tờ khai thuế.
Lưu trữ chứng từ
- Để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan, bao gồm biên bản bàn giao hàng mẫu, hóa đơn xuất khẩu và các tài liệu chứng minh việc xuất hàng mẫu (ví dụ: hợp đồng, thư chào hàng, email giao dịch,…).
Việc xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền là một yêu cầu quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật, đồng thời giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí và quản lý chính xác các giao dịch liên quan đến việc cung cấp hàng mẫu cho đối tác, khách hàng.
6. Hàng mẫu không phải trả tiền thì thuế giá trị gia tăng là bao nhiêu?
Việc xác định và kê khai thuế GTGT đối với hàng mẫu không thu tiền đôi khi gây ra không ít bối rối cho các kế toán. Việc hiểu rõ cách tính thuế trong trường hợp này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ thuế mà còn tránh những rủi ro về thuế sau này.

Quy định về cách tính thuế giá trị gia tăng được miêu tả chi tiết tại khoản 5, Điều 7 của Thông tư 219/2013/TT-BTC như sau:
“Giá tính thuế
…
5. Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế được xác định bằng không (0); trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại nhưng không thực hiện theo quy định của pháp luật về thương mại thì phải kê khai, tính nộp thuế như hàng hóa, dịch vụ dùng để tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho.
Một số hình thức khuyến mại cụ thể được thực hiện như sau:
a) Đối với hình thức khuyến mại đưa hàng mẫu, cung ứng dịch vụ mẫu để khách hàng dùng thử không phải trả tiền, tặng hàng hóa cho khách hàng, cung ứng dịch vụ không thu tiền thì giá tính thuế đối với hàng mẫu, dịch vụ mẫu được xác định bằng 0.
Ví dụ 29: Công ty TNHH P sản xuất nước ngọt có ga, năm 2014 Công ty có thực hiện đợt khuyến mại vào tháng 5/2014 và tháng 12/2014 theo hình thức mua 10 sản phẩm tặng 1 sản phẩm. Chương trình khuyến mại vào tháng 5/2014 được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục khuyến mại được thực hiện theo quy định của pháp luật về thương mại. Theo đó, đối với số sản phẩm tặng kèm khi mua sản phẩm trong tháng 5/2014, Công ty TNHH P xác định giá tính thuế bằng không (0).
Trường hợp chương trình khuyến mại vào tháng 12/2014 không được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại, Công ty TNHH P phải kê khai, tính thuế GTGT đối với số sản phẩm tặng kèm khi mua sản phẩm trong tháng 12/2014.”
Vì vậy, theo quy định hiện hành, đối với việc khuyến mại cung cấp hàng mẫu miễn phí cho khách hàng dùng thử, giá trị tính thuế giá trị gia tăng đối với các mặt hàng mẫu này được xác định là 0%.
Lưu ý: Nếu hàng hóa hoặc dịch vụ được sử dụng cho mục đích khuyến mại nhưng không tuân thủ quy định của pháp luật về thương mại, chúng sẽ phải được kê khai và nộp thuế giống như hàng hóa hoặc dịch vụ dùng cho mục đích tiêu dùng nội bộ, biếu tặng.
Việc hạch toán hàng mẫu không thu tiền, cũng như hạch toán hàng khuyến mại có điều kiện và các yếu tố khác, sẽ trở nên đơn giản hơn nếu được hỗ trợ bởi các phần mềm, ứng dụng. Chúng tôi tin rằng, AZTAX là sự lựa chọn tối ưu dành cho doanh nghiệp của bạn. Nếu cần hỗ trợ dịch vụ kế toán hãy gọi ngay cho chúng tôi qua số HOTLINE: 0932.383.089
Hạch toán hàng mẫu không thu tiền là một nghiệp vụ quan trọng giúp kiểm soát chi phí và tối ưu hóa hiệu quả chiến lược kinh doanh. Với những hướng dẫn cụ thể trong bài viết, hy vọng bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về cách hạch toán hàng mẫu không thu tiền, đồng thời giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót và rủi ro pháp lý. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm trong quá trình thực hiện hạch toán hoặc có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để nhận sự tư vấn chi tiết và chuyên nghiệp.