
Hướng dẫn hạch toán chi phí bán hàng TK 641
Hạch toán chi phí bán hàng là một phần không thể thiếu trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp, đặc biệt đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ. Đây là khoản chi phí phát sinh trực tiếp từ các hoạt động liên quan đến việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, như chi phí vận chuyển, quảng cáo, hoa hồng bán hàng, hay chi phí bao bì đóng gói. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán chi phí bán hàng, giúp bạn thực hiện quy trình này một cách chính xác và phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Nội Dung
1. Chi phí bán hàng là gì?
Chi phí bán hàng được định nghĩa trong Điều 91, Khoản 1 Thông tư 200/2014/TT-BTC, bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong suốt quá trình đưa sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ ra thị trường và tiêu thụ.

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về các loại chi phí này, dưới đây là các khoản chi tiết thường gặp:
- Chi phí quảng bá sản phẩm: Các chi phí liên quan đến việc giới thiệu sản phẩm đến khách hàng, bao gồm việc tham gia các hội chợ, triển lãm hay các chiến dịch quảng bá trực tuyến.
- Chi phí tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm: Các khoản chi cho việc tổ chức sự kiện, hội thảo, buổi ra mắt sản phẩm nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng.
- Chi phí quảng cáo: Bao gồm các chi phí cho các hình thức quảng cáo truyền thông, từ quảng cáo trên truyền hình, radio đến các chiến dịch online như Google Ads, Facebook Ads, v.v.
- Hoa hồng cho nhân viên bán hàng: Các khoản thưởng hoặc hoa hồng cho đội ngũ bán hàng dựa trên kết quả doanh số đạt được.
- Chi phí bảo trì sản phẩm: Bao gồm các chi phí duy trì, sửa chữa và bảo dưỡng sản phẩm sau khi bán, ngoại trừ các chi phí liên quan đến xây dựng hay lắp đặt.
- Chi phí bảo quản, đóng gói và vận chuyển hàng hóa: Các chi phí liên quan đến việc đóng gói sản phẩm, bảo quản trong kho và vận chuyển sản phẩm đến tay người tiêu dùng hoặc các đại lý phân phối.
Chi phí bán hàng không chỉ bao gồm các khoản chi trực tiếp liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm mà còn ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc quản lý và tối ưu hóa những chi phí này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường, gia tăng lợi nhuận và duy trì sự phát triển bền vững.
2. Kết cấu và nội dung của tài khoản chi phí bán hàng
Việc hiểu rõ kết cấu và nội dung của tài khoản này không chỉ giúp kế toán viên ghi nhận và phân bổ chi phí chính xác mà còn hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh, kiểm soát tốt các khoản chi tiêu, từ đó đưa ra các chiến lược tối ưu hóa chi phí phù hợp.

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng được quy định tại Điều 91, Khoản 2 của Thông tư 200/2014/TT-BTC với các nội dung như sau:
- Bên Nợ: Ghi nhận các chi phí phát sinh trong kỳ liên quan đến hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, như chi phí nhân viên, quảng cáo, vận chuyển, kho bãi.
- Bên Có: Ghi nhận các khoản giảm trừ chi phí bán hàng, chẳng hạn như giảm giá, chiết khấu.
- Kết chuyển: Cuối kỳ, chi phí bán hàng được kết chuyển vào tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh để tính toán kết quả hoạt động.
Tài khoản 641 được phân thành 7 tài khoản cấp 2:
- 6411 – Chi phí nhân viên: Lương, phụ cấp, bảo hiểm của nhân viên bán hàng.
- 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Chi phí đóng gói, bảo quản sản phẩm.
- 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Chi phí dụng cụ làm việc cho bộ phận bán hàng.
- 6414 – Chi phí khấu hao tài sản cố định: Khấu hao các tài sản cố định phục vụ bán hàng.
- 6415 – Chi phí bảo hành: Chi phí liên quan đến bảo hành sản phẩm.
- 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí dịch vụ quảng cáo, tiếp thị.
- 6418 – Chi phí khác bằng tiền: Các chi phí bán hàng phát sinh khác, như hoa hồng bán hàng.
Việc hạch toán đúng tài khoản 641 giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí bán hàng hiệu quả và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
3. Nguyên tắc kế toán tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
Nguyên tắc kế toán tài khoản 641 đòi hỏi kế toán viên phải tuân thủ chặt chẽ các quy định về cách ghi nhận, phân bổ và xử lý các khoản chi phí bán hàng, bao gồm chi phí vận chuyển, tiếp thị, tiền lương nhân viên bán hàng hay chi phí hoa hồng. Đồng thời, việc áp dụng đúng các nguyên tắc này còn giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu kiểm toán và các quy định pháp luật hiện hành.

Chi phí bán hàng là một phần quan trọng trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Các khoản chi này bao gồm:
- Chi phí nhân viên bán hàng: Mức lương, phụ cấp, và các khoản chi khác liên quan đến đội ngũ bán hàng.
- Chi phí vận chuyển sản phẩm: Các khoản chi phí liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa từ kho đến tay khách hàng.
- Hoa hồng cho nhân viên bán hàng: Phần thưởng cho nhân viên dựa trên doanh số bán hàng đạt được.
- Chi phí lưu kho: Chi phí phát sinh khi sản phẩm cần lưu trữ trong kho trong quá trình chờ vận chuyển.
Tuy nhiên, theo quy định của Luật Thuế, những chi phí bán hàng đã có hóa đơn chứng từ hợp lệ và được hạch toán đúng quy trình kế toán không được ghi giảm vào chi phí kế toán. Thay vào đó, chúng sẽ được điều chỉnh trong chỉ tiêu B4 của quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Về mặt kế toán, tài khoản 641 – Chi phí bán hàng được chi tiết hóa thành các mục cụ thể như:
- Chi phí nhân viên: Lương, bảo hiểm, phúc lợi cho nhân viên bán hàng.
- Vật liệu, bao bì, dụng cụ: Chi phí liên quan đến vật tư phục vụ quá trình bán hàng.
- Khấu hao tài sản cố định: Phân bổ chi phí sử dụng tài sản lâu dài trong quá trình bán hàng.
- Dịch vụ mua ngoài: Các chi phí thuê ngoài phục vụ hoạt động bán hàng.
- Các chi phí khác: Các khoản chi phát sinh trong quá trình hoạt động bán hàng.
Tuỳ theo nhu cầu quản lý và đặc thù của mỗi doanh nghiệp, các chi tiết trong tài khoản 641 có thể được mở rộng thêm. Cuối kỳ kế toán, các chi phí bán hàng sẽ được kết chuyển vào bên nợ của tài khoản để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
4. Hướng dẫn cách hạch toán chi phí bán hàng – TK 641
Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng, được sử dụng để ghi nhận các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng như chi phí vận chuyển, quảng cáo, tiếp thị, hoa hồng bán hàng và các chi phí khác phục vụ trực tiếp cho quá trình tiêu thụ sản phẩm. Việc hạch toán đúng đắn tài khoản này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh và có cái nhìn tổng thể về chi phí hoạt động.

4.1 Tiền lương, tiền công, phụ cấp, trích bảo hiểm
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng:
- Có TK 334: Tiền lương và tiền công trả cho người lao động.
- Có TK 3383: Khoản trích bảo hiểm xã hội.
- Có TK 3384: Khoản trích bảo hiểm y tế.
- Có TK 3386: Khoản trích bảo hiểm thất nghiệp.
- Có TK 3382: Kinh phí công đoàn (KPCĐ).
4.2 Giá trị dụng cụ, vật liệu, hàng hóa phục vụ cho việc bán hàng
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có các TK 152, 153, 242: Phản ánh giá vốn công cụ, dụng cụ và vật liệu đã sử dụng trong quá trình bán hàng.
4.3 Trích TSCĐ khấu hao phục vụ bán hàng
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 214: Để phản ánh khấu hao tài sản cố định (TSCĐ).
4.4 Chi phí điện, nước phục vụ cho bộ phận bán hàng
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào
- Có các TK 111, 112, 141, 331, v.v.: Để phản ánh tổng số tiền thanh toán.
4.5 Chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bộ phận bán hàng
4. 5.1 Trường hợp sửa chữa TSCĐ với chi phí lớn và phân bổ nhiều kỳ
Khi phát sinh chi phí sửa chữa TSCĐ một lần có giá trị lớn và cần phân bổ nhiều kỳ:
- Nợ TK 242: Chi phí trả trước.
- Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào.
- Có TK 112, 331, v.v.: Tổng số tiền thanh toán.
Phân bổ chi phí hàng tháng:
- Nợ TK 641: Chi phí bán hàng.
- Có TK 242: Chi phí trả trước.
4. 5.2 Trường hợp trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ
Khi trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ và tập hợp chi phí chưa nghiệm thu trong kỳ:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng.
- Có TK 335 – Chi phí phải trả.
- Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
Khi thực tế phát sinh chi phí sửa chữa TSCĐ:
- Nợ các TK 335, 352.
- Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào.
- Có TK 331, 112, 152: Tổng số tiền thanh toán.
4.6 Chi phí bảo hành (BH) sản phẩm hàng hóa
4. 6.1 Xác định dự phòng phải trả khi hàng mua kèm theo giấy bảo hành
Khi khách hàng mua hàng kèm theo giấy bảo hành, doanh nghiệp cần ghi nhận dự phòng phải trả cho chi phí bảo hành:
- Nợ TK 6415 – Chi phí bán hàng
- Có TK 352 – Dự phòng phải trả
4. 6.2 Điều chỉnh dự phòng phải trả vào cuối kỳ kế toán
Điều chỉnh dự phòng phải trả về bảo hành và sửa chữa sản phẩm vào cuối kỳ kế toán
Nếu số dự phòng phải trả cần ghi nhận lớn hơn số đã lập:
- Nợ TK 6415 – Chi phí bán hàng
- Có TK 352 – Dự phòng phải trả
Nếu số dự phòng phải trả cần ghi nhận nhỏ hơn số đã lập:
- Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
- Có TK 6415 – Chi phí bán hàng
4.7 Sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mãi, quảng cáo
4. 7.1 Xử lý chi phí liên quan đến hàng hóa dùng cho khuyến mại và quảng cáo
Khi hàng hóa khuyến mại và quảng cáo không thu tiền và không kèm theo điều kiện mua hàng:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 155, 156 – Giá vốn hàng hóa và thành phẩm
Khi hàng hóa khuyến mại và quảng cáo có điều kiện (như mua một sản phẩm tặng một sản phẩm cùng loại hoặc mua hai sản phẩm tặng một sản phẩm khác loại), giá trị của sản phẩm khuyến mại sẽ được tính vào giá vốn hàng bán, vì bản chất của nó là giảm giá hàng hóa.
4. 7.2 Xử lý hàng hóa khuyến mại, quảng cáo nhận từ NCC hoặc nhà phân phối
Khi doanh nghiệp nhận hàng hóa khuyến mại hoặc quảng cáo từ nhà cung cấp mà không phải trả tiền:
- Doanh nghiệp không ghi nhận hàng hóa khuyến mại vào hệ thống sổ sách kế toán chính thức. Thay vào đó, số lượng hàng hóa sẽ được theo dõi chi tiết ngoài sổ kế toán và ghi giải thích trong thuyết minh báo cáo tài chính về hàng hóa nhận giữ hộ.
Khi kết thúc chương trình khuyến mại hoặc quảng cáo, nếu hàng khuyến mại còn lại và không phải trả lại cho nhà sản xuất, thì ghi nhận hàng hóa vào thu nhập khác:
- Nợ TK 156 – Hàng hóa còn lại theo giá trị hợp lý
- Có TK 711 – Thu nhập khác
4.8 Hoa hồng bán hàng
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
- Có TK 331, 111, 112: Để phản ánh tổng số tiền thanh toán.
4.9 Nghiệp vụ khoản giảm chi phí bán hàng
- Nợ TK 112, 331: Tổng số tiền thanh toán.
- Có TK 641: Chi phí bán hàng.
- Có TK 133: Thuế giá trị gia tăng (GTGT).
4.10 Kết chuyển chi phí cuối kỳ
- Nợ TK 911 – Xác định kết quả hoạt động kinh doanh
- Có TK 641 – Chi phí bán hàng
5. Bài tập hướng dẫn hạch toán chi phí bán hàng
Bài tập về hạch toán chi phí bán hàng không chỉ giúp các kế toán viên rèn luyện khả năng áp dụng lý thuyết vào thực tế mà còn giúp họ hiểu rõ hơn về cách phân bổ chi phí, ghi nhận và tính toán chính xác các khoản mục chi tiêu liên quan đến hoạt động bán hàng. Việc thực hành các bài tập này giúp nâng cao kỹ năng xử lý tình huống thực tế và chuẩn bị tốt cho công tác kế toán tại doanh nghiệp.

Tình huống: Doanh nghiệp X trong kỳ phát sinh một số chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng như sau:
- Chi phí lương cho nhân viên bán hàng: 10.000.000 VND
- Chi phí vận chuyển hàng hóa cho khách hàng (chưa bao gồm thuế GTGT): 5.000.000 VND, thuế GTGT 10%, đã thanh toán 3.500.000 VND qua tài khoản ngân hàng, số còn lại doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp.
- Chi phí bao bì cho sản phẩm: 2.000.000 VND, thanh toán bằng tiền mặt.
Hạch toán các nghiệp vụ:
- Chi phí lương nhân viên bán hàng:
-
- Doanh nghiệp trả lương cho nhân viên bán hàng theo số tiền đã thỏa thuận là 10.000.000 VND.
- Hạch toán:
- Nợ tài khoản 641 (6411): 10.000.000 VND (Chi phí bán hàng – chi phí lương)
- Có tài khoản 111: 10.000.000 VND (Tiền mặt)
- Chi phí vận chuyển hàng hóa:
-
- Tổng chi phí vận chuyển là 5.000.000 VND, thuế GTGT 10% là 500.000 VND.
- Tổng chi phí phải trả là 5.500.000 VND. Doanh nghiệp đã thanh toán 3.500.000 VND qua ngân hàng, số còn lại (2.000.000 VND) doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp.
- Hạch toán:
- Nợ tài khoản 641 (6417): 5.000.000 VND (Chi phí bán hàng – cước vận chuyển)
- Nợ tài khoản 1331: 500.000 VND (Thuế GTGT được khấu trừ)
- Có tài khoản 112: 3.500.000 VND (Thanh toán qua ngân hàng)
- Có tài khoản 331: 2.000.000 VND (Nợ phải trả cho nhà cung cấp)
- Chi phí bao bì cho sản phẩm:
- Chi phí bao bì là 2.000.000 VND và đã thanh toán bằng tiền mặt.
- Hạch toán:
- Nợ tài khoản 641 (6415): 2.000.000 VND (Chi phí bán hàng – bao bì)
- Có tài khoản 111: 2.000.000 VND (Tiền mặt)
Tóm tắt các nghiệp vụ hạch toán:
- Chi phí lương nhân viên bán hàng: Được hạch toán vào tài khoản 6411 và thanh toán bằng tiền mặt.
- Chi phí vận chuyển: Được hạch toán vào tài khoản 6417, thuế GTGT được khấu trừ vào tài khoản 1331, phần thanh toán qua ngân hàng và phần nợ còn lại được ghi vào tài khoản 112 và 331.
- Chi phí bao bì: Được hạch toán vào tài khoản 6415 và thanh toán bằng tiền mặt.
Các chi phí bán hàng này sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, được kết chuyển vào cuối kỳ để xác định lợi nhuận.
6. Những câu hỏi thường gặp về tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
Câu 1. Công ty tôi mua 100 giỏ quà Tết để tặng khách hàng thân thiết, chi phí này có thể đưa vào chi phí bán hàng không?
Chi phí mua quà Tết để biếu tặng khách hàng thân thiết có thể được đưa vào chi phí bán hàng, nhưng công ty cần phải xuất hóa đơn đầu ra ghi rõ là biếu tặng không thu tiền. Số tiền chi cho việc mua quà sẽ được hạch toán vào chi phí bán hàng hợp lệ.
Câu 2.Công ty tôi nhập khẩu trái cây nhưng không có kho lạnh để bảo quản, vì vậy thuê kho của đơn vị khác để lưu trữ sản phẩm. Vậy chi phí thuê kho này có được tính vào chi phí bán hàng không?
Nếu công ty thuê kho từ bên ngoài để bảo quản trái cây, và có đầy đủ hợp đồng, chứng từ và hóa đơn hợp lệ, chi phí thuê kho hoàn toàn có thể được đưa vào chi phí bán hàng của công ty.
Câu 3. Công ty tôi thuê một nhóm cá nhân để quảng cáo sản phẩm tại siêu thị, chi phí này có thể được ghi nhận là chi phí bán hàng không?
Khoản chi phí dành cho việc quảng bá sản phẩm tại siêu thị sẽ được đưa vào chi phí bán hàng, nếu công ty có hợp đồng rõ ràng với nhóm cá nhân và có chứng từ thanh toán hợp lệ.
Từ những câu hỏi trên, có thể thấy rằng việc xác định và hạch toán chi phí bán hàng đòi hỏi doanh nghiệp phải chú ý đến tính hợp lý và đầy đủ của các chứng từ, hợp đồng và hóa đơn. Khi đảm bảo các yếu tố này, doanh nghiệp không chỉ tuân thủ đúng quy định pháp lý mà còn giúp tối ưu hóa hiệu quả tài chính, hỗ trợ cho các quyết định quản lý và phát triển bền vững trong kinh doanh.
Hạch toán chi phí bán hàng là một yếu tố quan trọng không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch trong báo cáo tài chính mà còn hỗ trợ quản lý chi phí hiệu quả. Việc áp dụng đúng các nguyên tắc và quy trình hạch toán giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động bán hàng, tối ưu hóa chi phí và tăng trưởng lợi nhuận. Nếu bạn cần thêm sự hỗ trợ hoặc có bất kỳ câu hỏi nào về công tác kế toán, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua hotline 0932.383.089.