Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội đúng quy định hiện hành

Trong xã hội ngày càng phát triển thì cá nhân người lao động có 2 sổ bảo hiểm trở lên tồn tại rất nhiều. Việc thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện nhằm đảm bảo đúng với quy định của pháp luật cũng như bảo toàn được phần quyền lợi của người lao động. Nội dung bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho người lao động những thông tin cần thiết về gộp sổ.

1. Gộp sổ bảo hiểm xã hội nên được hiểu như thế nào?

Gộp sổ bảo hiểm xã hội là quá trình thực hiện gộp 2 sổ bảo hiểm xã hội hay nhiều sổ thành 1. Điều này được thực hiện nhằm đảm bảo yêu cầu của pháp luật về số lượng sổ, cũng như đảm bảo cho quá trình tham gia bảo hiểm của người lao động được thực hiện một cách hiệu quả nhất.

2. Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội khác tỉnh có được thực hiện hay không?

Thủ tục gộp sổ bảo hiểm khác tỉnh sẽ được thực hiện nếu thời gian đóng của người lao động không trùng nhau. Khoản 4 Điều 46 595/QĐ-BHXH quy định:

“Một người có từ hai sổ bảo hiểm xã hội trở lên ghi thời gian đóng bảo hiểm xã hội không trùng nhau thì cơ quan bảo hiểm xã hội thu hồi tất cả các sổ bảo hiểm xã hội, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của các sổ bảo hiểm xã hội vào sổ mới”.

Hiện nay do mức độ công việc nhiều, ít có thời gian nên người lao động vẫn hay có những thắc mắc về thủ gộp sổ bảo hiểm xã hội, gộp sổ bảo hiểm xã hội như thế nào. Nội dung được nêu ở phần sau đây sẽ hướng dẫn thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội một cách đầy đủ nhất đến người lao động. 

Xem thêm: Làm lại sổ bảo hiểm xã hội ở đâu

3. Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội 2022 

3.1 Thủ tục gộp sổ bảo hiểm gồm hồ sơ gì?

Để thực hiện quá trình gộp sổ, người lao động cần chuẩn bị các hồ sơ sau:

+ Mẫu D01-TS (bảng kê thông tin đối với doanh nghiệp);

+ Mẫu TK1-TS (tờ khai tham gia, điều chỉnh tham gia bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội);

+ Tất cả các sổ bảo hiểm xã hội mà người lao động có.

Người lao động cần phải chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ theo yêu cầu trên, bảo quản sổ tránh mất sổ bảo hiểm xã hội để quá trình gộp sổ được thực hiện nhanh chóng và đúng quy trình, vì sổ bảo hiểm liên quan đến quá trình gộp sổ.

Nếu không may làm mất sổ, người lao động có thể liên hệ các trung tâm dịch vụ tại nới cư trú để được hỗ trợ như:

Dịch vụ bảo hiểm xã hội quận Gò Vấp

Dịch vụ bảo hiểm xã hội quận 7

Dịch vụ bảo hiểm xã hội quận 10 

Dịch vụ bảo hiểm xã hội quận Bình Thạnh

3.2 Quy trình gộp sổ bảo hiểm xã hội

Quy trình gộp sổ sẽ được thực hiện thông quá các bước sau:

a. Bước 1: Kiểm tra thông tin trên sổ bảo hiểm

– Kiểm tra các thông tin về họ tên, ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, giới tính trên các sổ bảo hiểm. Sẽ có 2 trường hợp xảy ra:

+ Trường hợp 1 là thông tin trùng khớp (thực hiện kiểm tra quá trình đóng bảo hiểm);

+ Trường hợp 2 là không trùng khớp (làm hồ sơ điều chỉnh để các thông tin trùng khớp).

Hồ sơ bao gồm:

+ Mẫu TK1-TS (tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ vào mục số 14;

+ Sổ bảo hiểm xã hội sai thông tin;

+ Các giấy tờ (CMND, giấy khai sinh, trích lục khai sinh,…);

+ Mẫu D01-TS (bảng kê thông tin nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ.

=> Nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân sai cho cơ quan bảo hiểm xã hội nơi cấp sổ sai thông tin.

Lưu ý: Nếu 2 số CMND, căn cước trên 2 sổ khác nhau thì không cần làm hồ sơ điều chỉnh.

b. Bước 2: Kiểm tra nội dung ghi nhận sổ

Quá trình đóng bảo hiểm sẽ có những sai sót như ghi nhận thiếu quá trình, sai chức danh.

– Trường hợp 1: Nội dung trên sổ bảo hiểm chính xác, đầy đủ;

– Trường hợp 2: Thiếu quá trình đóng; sai thông tin, chức danh; mức lương => Làm hồ sơ điều chỉnh.

Hồ sơ bao gồm:

+ Sổ bảo hiểm xã hội;

+ Công văn xác nhận điều chỉnh thông tin sai (nếu có);

+ Mẫu D02-TS (nếu có).

=> Nộp lên cơ quan nơi cấp sổ bảo hiểm để được điều chỉnh.

c. Bước 3: Thủ tục gộp sổ

Sau khi kiểm tra các thông tin ghi trên sổ chính xác thì thực hiện thủ tục gộp 2 sổ bảo hiểm xã hội hoặc nhiều sổ bao gồm:

– Mẫu TK1-TS;

– 2 hay nhiều sổ bảo hiểm xã hội cần gộp;

– Mẫu D01-TS (nếu có).

Người lao động cần tìm hiểu rõ về quy trình nêu trên, cũng như tất cả các quy trình liên quan như bảo hiểm ốm đau, thai sản,… để tránh sai sót, cũng như bổ sung hồ sơ khi cần thiết để quá trình gộp sổ diễn ra liền mạch hơn. 

3.3 Thời gian thực hiện thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội đúng quy định

Thời gian gộp sổ được quy định cụ thể như sau:

+ Không quá 10 ngày từ khi nhận đủ hồ sơ;

+ Không quá 45 ngày đối với các trường hợp cần xác minh khác tỉnh hoặc nhiều đơn vị.

Hai mốc thời gian này đã trả lời cho câu hỏi thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội mất bao lâu mà công ty dịch vụ bảo hiểm nhận về rất nhiều. Đối với trường hợp người lao động có nhiều sổ thì có thể thực hiện lâu hơn nhưng vẫn phải đảm bảo thời gian theo quy định. 

Xem thêm: Cách tính đóng bảo hiểm xã hội 

4 Gộp sổ bảo hiểm xã hội ở đâu? Có tự gộp sổ bảo hiểm xã hội được không?

4.1 Gộp sổ ở đâu?

Bản thân người lao động có thể thực hiện gộp sổ thông qua:

+ Trực tiếp lên các cơ quan bảo hiểm và chờ giải quyết theo đúng thời gian quy định;

+ Nhờ các công ty dịch vụ bảo hiểm để tối ưu quá trình giải quyết hồ sơ.

4.2 Cá nhân tự gộp sổ

Người lao động có thể tự gộp sổ theo đúng thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội trong các trường hợp sau:

+ Doanh nghiệp giải thể không giải quyết được thủ tục theo đúng quy định pháp luật;

+ Doanh nghiệp, nơi người lao động đang làm việc, từng làm việc, phá sản và không còn pháp lí để giải quyết gộp sổ cho lao động;

+ Doanh nghiệp không thanh toán nợ ảnh hưởng đến quá trình đóng bảo hiểm của người lao động 

Dịch vụ bảo hiểm cá nhân đã cung cấp cho người lao động những thông tin cần thiết về thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội. Người lao động nên thường xuyên cập nhật thông tin về bảo hiểm như bảo hiểm tử tuất, thất nghiệp cũng như các bài đăng từ dịch vụ bảo hiểm nhằm đảm bảo quyền lợi cho cá nhân. Liên hệ thông tin bên dưới để được hỗ trợ.

Để lại thông tin ngay để được tư vấn miễn phí về quy định bảo hiểm xã hội hoặc tiếp nhận dịch vụ: